メール配信の記事
ARTICLEメール配信システムとは？機能や費用、導入メリットや選び方を紹介
スマホなどの携帯端末の発達によって、メール配信システムも飛躍的な進化を遂げました。メールのやりとりが多い人にとって、メール配信システムは重宝する機能でしょう。どのようなシステムなのか、内容やメリットについて紹介します。
目次
メール配信システムとは
企業だけでなく、個人でもアフィリエイトやメールマガジンの配信などメールを活用する機会は増えつつあります。
メール配信システムは送受信や管理を手助けしてくれる機能です。具体的にどういったものなのかを見ていきましょう。
一斉配信のシステム
メールマガジンの配信や営業メールでは、同じ内容のメールを一斉に多くの人に送らなければいけません。宛先や送信を手動で行っていると、手間も時間もかかりますし誤送信などのミスが怖いところです。
そんなときに、一斉配信機能が役に立ちます。
一斉配信機能は、1回の操作で数百のメールを同時に配信してくれるシステムです。メール配信システムにはたいてい付属している機能なので、有効に活用していきましょう。
メールの一斉配信については、「メールの一斉送信はどうする？方法やマナーについてのまとめ」をご一読ください。
メール配信システムの種類
メール配信システムの種類は、大きく『大量送信型』と『セグメント型』の２種類にわけられます。
大量送信型は、文字通りに、一度に多くのメールを高速で配信するためのシステムです。送信がスムーズな分、ユーザー層の分類などには不向きなシステムといえます。
自治体の災害連絡や教育機関による保護者連絡、企業の営業メールなどで使用される機会も増えているようです。
一方のセグメント型は、送信先の性別や年齢、趣味嗜好などを反映させ効率的にメールを配信します。
マーケティング施策をするのにも向いているため、電子サイトで商品売買を行うECサイトや、アフィリエイト等でよく利用されているようです。
メール配信システムのタイプや利用形態についての詳細は、「メール配信システムの仕組みとは。タイプや利用形態、選び方を紹介」をご一読ください。
利用形態
利用形態は『オンプレミス型』と『クラウド型』に分けられます。この2つの違いは、内部のリソースでシステムを設置するか、外部サーバーに委託するかによるものです。
プレミス（premise）は英語で『構内』『店内』などの『内部』を意味します。システムに、関連したサーバーやソフトを設置して管理する方法です。費用や規模の関係から、個人というよりも法人向けの仕組みといえます。
一方のクラウドは、サービス提供事業者が用意したプラットフォームからネットを経由してサービス提供を受けて利用形態です。
事業者側がサービスに関わるシステムを用意するため、初期費用や手間を抑えられます。データ管理もオンラインストレージで行われるため、会社に限らず自宅や外出先でも利用できるのがメリットです。
クラウドが良いのか、オンプレミスが良いのか、については、「メールマガジン配信はASP型が良い？オンプレミスとの比較について」をご一読ください。
メール配信システムの主な機能
メール配信システムには、具体的にどんな機能があるのかご紹介します。
有料版にも無料版にもたいていは付属している、メール配信システムの代表的ともいって良い機能ばかりです。メール配信システムを導入したら、まずこれらの機能をどう使うかを考えていきましょう。
メール配信システムの機能について詳細は、「メール配信システムの機能とは。システムでできることや選び方」をご覧ください。
一斉送信や自動配信
一斉送信は、どのメール配信システムにもたいていはあります。登録者数と月にどの程度配信するかについては利用額の目安になりますので、具体的に想定しておいた方が良いかもしれません。
一斉送信には、送り忘れを防ぐための予約機能や、同じ人に同じメールを送るミスを防ぐための確認機能もついています。ヒューマンミスを極力防ぐように設計されているのが特徴です。
自動送信も代表的な機能でしょう。決められた時間に、決められた宛先に特定のメールを送るための機能です。配信者がPCやスマホの前にいなくても、規定の時間になればメールが自動的に送信できます。
これらの機能を使えば、空いた時間を気兼ねなく他の用事や作業に回せるでしょう。
メール配信システムのメリットについては、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご覧ください。
リストの管理
メールマガジンの登録者は常に同じではありません。新規登録者や購読をやめてしまう人などで、入れ替わりが激しい分野でもあります。
退会した人にメールを送ってしまう、新規の人に届かないといったミスがあってはなりません。そのため、登録者のリストは厳格に管理する必要があります。
この管理を手動で行うことはとても大変ですが、メール配信システムを使えばシステム上で自動的に行えるようになるでしょう。これがメール配信システムを使ううえで最大のメリットのひとつともいえます。
メールの誤配信を防ぐ対策については、「 メール配信の“うっかり”誤配信を防ぐためには？ 」をご一読ください。
メールのカスタマイズ
メール配信システムには、メールの定型文が用意されていることがあります。
特に、HTMLというWeb上の言語を使ったメールを初心者が書くことはとても大変です。あらかじめ用意されたテンプレートを使えば、文字の大きさを変えたり、動画を挿入したりするといったカスタマイズが、簡単に行えるでしょう。
私信風やカジュアルな内容のテンプレートなど、文章の内容についてもテンプレートの用意がされています。メール作成の手間をはぶき、カスタマイズを容易に行えるのも嬉しいポイントです。
HTMLメールについて詳しくは、「HTMLメールの配信は効果的？メリット・デメリット、流れを解説」をご一読ください。
メール配信サポートを受けられる代行サービスの検討も
メールの定期的な発信や、メールマガジンの発行はとても手間のかかる作業です。特にはじめのうちは、文章の作成や配信までのシステム作りなど、わからない点が多く思ったより時間がかかってしまうでしょう。
そのような場合に、サポートが受けられる代行サービスがあります。どのようなサービスを行っているか、具体的に見ていきましょう。
配信業務の代行
大量のメールを多くの宛先に配信するとなると、業務の片手間にできるものではなくなります。あまりに量が多くなってくると、他の業務や日常生活にも支障をきたす可能性も考えられるでしょう。
そんなときは、配信業務を代行してくれるサービスを調べてみてください。
配信業務代行なら、宛先管理や送信漏れ等も回避できるでしょう。自分で手が回らなくなってきたら、情報収集してみてくださいね。
メール配信代行サービスについて詳しく知りたい方は、「メール配信代行サービスとは？サービスの内容や選び方を紹介」をご一読ください。
ライティング代行
メールマガジンをはじめたばかりの初心者が困るのが、文章作成です。文章は読者獲得のための大きなポイントになりますので、より良いものを作りたいと考えるでしょう。
メールの配信代行業者には、ライティングを代行してくれるサービスがあり、読者の属性に合わせた、魅力的な文章を作成してくれます。
文章に関する添削指導をしているサービスもあるので、自分の文章を見直したい場合に活用すると良いかもしれません。
自社運用のサポートも受けられる
メールマガジンを配信したての会社の場合は、ノウハウを持っていないことも多いです。なかには、代行だけでなく、企業の運用サポートをしている事業者もあります。
いずれ社内だけでの運用をしたいのであれば、知識や技術を代行業者から学ぶという選択肢もあるでしょう。
オンライン会議や社内訪問などで、親身にサポートしてくれる事業者を選べば、自社運用も軌道に乗りやすくなります。
メール配信システムを利用するメリット
メール配信システムを利用すると、どんなメリットが生まれるのでしょうか？
上記で紹介した基本機能以外にも、どんな機能があるのかを合わせて見ていきましょう。
合わせて読みたい記事「メール配信システムを使うメリットは？基本や選び方とともに紹介」
業務の効率化
メール配信システムを利用するメリットの1つには、やはり業務の効率化が挙げられます。前述したような自動配信や大量配信は、仕事を進めていくうえでとても有効な機能です。
メールマーケティングは、投資効果が高いことでも知られています。広告を使用した場合は、媒体元に広告費を払わなければなりませんが、メールの場合はそういった費用が必要ないからです。
より業務を効率化すれば、さらなる費用改善が見込める可能性もあります。
効率アップに関して詳しくは、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご一読ください。
マーケティング機能
メール配信システムには、さまざまなマーケティング機能が付属しています。そのなかから『ステップメール』など、代表的なマーケティング手法をいくつか紹介します。
ステップメールは、あらかじめ段階的に送るメールを作成しておき、決められたタイミングにより順番どおりにユーザーに送っていくというスタイルです。
商品購入のお礼からはじまり、発送通知、アフターフォローなど、「ある行動」を起点にして、数日後にAメール、その数日後にBメール…などと決まったシナリオに沿って行動喚起を期待する仕組みです。
ステップメールについて詳しく知りたい方は、「効果的なステップメールの作り方・送り方とは？」をご一読ください。
次に、『セグメントメール』とは、単純に属性だけで区切っているものもあればユーザーが関心を持っているジャンルを解析し、ユーザーの好みに合わせたメールを配信する方法です。
このメール機能によって、開封率が倍にまで上昇したという例もあるようです。
さらに、一定期間リアクションがないユーザーに対してメールを送る『休眠発掘メール』といったタイプもあります。
このような充実したマーケティング機能を、存分に活用していきましょう。
メールマーケティングについて詳しく知りたい方は、「メールマーケティングの課題と効果を高める方法とは？」をご一読ください。
効果測定
メール配信システムを使うと、従来より多くのフィードバック効果が期待できます。メールの開封率やクリック率といったデータがとれるからです。どのような層にどういったメールが読まれているのか、詳しく知ることができます。
そのデータを集計すれば、現在配信しているメールを、どのように改善すればいいのかという施策が見えてきます。より良いメールを配信するためにも、積極的に使っていきたい機能といえそうです。
メールマガジンの効果については、「メールマガジンの配信はどうすれば良い？効果や方法についてのまとめ」をご一読ください。
メール配信システムの費用
実際にメール配信システムを利用する際に、どの程度の費用がかかるのかを、あらかじめ知っておきましょう。
サービス形態ごとの内訳などについてもご説明します。
定額制やポイント制などの料金体系
料金体系はシステムの提供事業者ごとに違いますが、大まかにいくつかのタイプに分類されます。
まずは『定額制』で、月に支払う金額と送信数やシステムをあらかじめ決めておくオーソドックスな方法です。
決められた規定の範囲内であれば、何通送っても料金は変わりません。毎月一定数のメール送信を行う場合は、定額制が安心でしょう。
『ポイント制』は、あらかじめポイントを購入し、それを都度消費してサービスやメール送信をする方法です。
ポイントは通常、まとめ買いをするほどに割引されるよう設定されています。
1回に送る数が少ない、毎月の送信数にバラツキがある場合などは、ポイント制が便利です。
メール配信システムの料金体系については、「メール配信サービスの料金はどのくらい？料金体系や目安のまとめ」をご覧ください。
クラウドの相場や内訳は？無料提供も？
クラウド型は、導入時に申し込み費用がかかります。
この費用は数万円程度が一般的ですが、長期契約などで割引されるケースがあるようです。なかには、無料で提供しているシステムもあります。
月額費用は、メールの配信数やオプションによって変わり数千円程度から数万円までが一般的な相場のようです。メンテナンスや管理維持はシステム提供側でしてくれるため、特にかかりません。
メール配信システムの料金の目安については、「メルマガ配信システムの費用の目安は？無料と有料の違いも確認」をご覧ください。
オンプレミスの相場や内訳
オンプレミス型は、システムを使用するためのライセンス費用がかかります。安いもので数百万円程度、高性能なものになると500万円を超えるものもあるようです。
それから、サーバーを導入するための初期費用が数万円程度、その後はレンタルサーバーなどを使う場合は、月に数千円のレンタル費用がかかります。
オンプレミス型の場合は、自分たちでセキュリティやメンテナンスを行う費用も計上しておきましょう。
メール配信システムの料金については、「メール配信サービスの料金はどのくらい？料金体系や目安のまとめ」をご一読ください。
メール配信システムの選び方と比較ポイント
メール配信システムは、さまざまな事業者が力を入れているため数多くあります。個人で選ぶ場合、何を基準に選んだら良いか迷ってしまうかもしれません。
そこで、メール配信システムを選ぶために押さえておきたい基本的なポイントについて解説します。
レスポンシブ機能
対応できる端末をチェックする必要があります。PCやスマートフォン、フィーチャーフォンといったような一般に使われている端末にどこまで対応しているかは、確認しておきましょう。
PC用対応だけでは、作成したメールをスマートフォンに送った場合にレイアウトが崩れてしまう場合があります。読みづらいメールは、それだけでユーザーから敬遠される原因になるので、対応端末は押さえておかなければならないポイントです。
到達率や上限
配信数の上限は、あらかじめサービスごとに決まっています。最初は少ない数でも問題ありませんが、配信先が多くなると、対応できなくなる場合が出てくるようです。
初期費用が安いからといって上限の低いサービスを選ぶと、将来的に変更しなければならない可能性もあります。配信上限についてはあらかじめ確認しましょう。配信上限に合わせた複数プランや定額制を提供している事業者がおすすめです。
また、せっかくメールを送っても、スパムメールだと判断されてしまっては、意味がありません。優良な配信システムであれば、到達率も高い傾向にありますので、こういった観点からも、メール配信システムを選んでみてはいかがでしょうか。
メール配信システムの機能については、「メール配信システムの機能とは。システムでできることや選び方」をご一読ください。
メール配信システムの活用事例！学校や自治体でも活用されている？
近年では、メール配信システムが、学校や自治体といった公共の場でも利用されているようです。
どんな風に利用されているのかを詳しく見ていきましょう。
学校の連絡網として
メールが一般的に普及する前は、電話による連絡網が一般的でした。しかし不在のケースや、聞き間違いによるリスクも否めませんでした。
現在、幼稚園や小中学校などでは、メールはオフィシャルな連絡ツールとして使われています。一斉配信システムを使えば各家庭で時間差なく、情報の共有が可能です。
台風などの緊急時や、出迎えする保護者への適切な時間の連絡、部活動での持ち物の確認などで利用されています。 記録として残るのも使いやすいポイントです。
企業や自治体の災害情報配信
企業や自治体に向けたメール配信システムもあります。1分程度の短い時間で、1万人に配信できる性能もあるようです。
自治体向けのメール配信システムは、災害時の状況把握や安否確認に、特に効果を発揮すると考えられます。川の氾濫や火事の発生、交通情報や避難先などの情報を素早く共有できれば、混乱も少なくなるでしょう。
企業であれば、必要事項の連絡などの社内配信に使えます。全社で情報共有しておきたいことを自動発信できるのは、とても便利です。
また、行方不明者の捜索や、不審者の目撃情報の提供を呼びかける場合などにも利用できます。お祭りなど、地域イベントの呼びかけにも使えそうです。
自治会の連絡手段として
自治会・町内会といった地域グループの連絡網としても、メール配信システムは有効です。災害時はもちろん、自治会イベントや回覧板が担っていた部分の情報共有が、瞬時に行えます。
自治体のなかで何か問題があった場合に、会員側から管理者にメールを送れるようにしておけば、対応までの時間を短縮可能です。全会員に用件がある場合にも、個別連絡としても活用できます。
最近では個人情報保護という点から個人の情報が入った連絡網の管理は非常にセンシティブです。その点もふまえて行政、文教団体からの一斉配信の仕組みは重宝するといえるでしょう。
メール配信の仕組みについては、「メール配信システムは学校でも活用されてる？仕組みやメリットを紹介」をご一読ください。
まとめ
メールは、今や生活とは切り離せないコミュニケーションツールにまで成長しました。会社や自治体に教育機関など、公私のさまざまな場面で、メールは欠かない存在です。
企業だけでなく、アフィリエイトやメールマガジンといった、個人ビジネスの場合にも、大量のメールを管理する必要があります。そういったケースでは、メール配信システムの利用がおすすめです。
一斉送信や自動配信に加えて色々なオプションがあり、ビジネスのコスト削減やフィードバックを得られます。
また、自治体や学校が、連絡網や災害時の情報連絡ツールとして活用している地域もあります。メール配信システムを効果的に活用して、より良い生活を手に入れましょう。
また、メール配信から運営・分析まで全てをワンストップで効率化していきたい方には弊社のメール配信サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
