メール配信の記事
ARTICLEメルマガの配信方法の種類は？ASPやサーバー導入など種類別に紹介
企業の情報を自発的に発信するのにメルマガはとても便利な方法です。メルマガを配信するには、一般的なメールソフトを使用する他に、クラウド型やとサーバー導入型のメール配信システムを利用するといった方法もあるのはご存じでしょうか？概要や特徴について解説します。
基本的な3つの配信方法
メールマガジンのように、メールを大人数に対し配信する方法は大きくわけて次の3つです。それぞれの特徴について見ていきましょう。
手動で送る
単純ではありますが、メールを1件1件を手動で送るという方法もあります。メールの内容を細部まで差別化したい場合に使いましょう。
メルマガでも一方的な配信ではなく、例えばダイエットの相談を受けつつ、二人三脚で目標を目指していくような場合は、配信相手にあわせて内容を変える必要があります。
ただし、配信件数が多くなってくると、手動では追いつかなくなるでしょう。広いビジネスを展開する際は、別の方法を利用した方が効率的と言えます。
BCCで送る
メールの宛先の1つである『BCC』を利用する方法を紹介します。
宛先はTO・CC・BCCと3種類ありますが、BCCは複数人に送信するのに利用し、かつメールの受信者には他の受信者のアドレスが表示されないのが特徴です。手動で1件1件配信するよりも、一度で多い人数に送信できるので、手間がかなり軽減できるでしょう。
注意したい点としては、BCCに設定したつもりが、CCにアドレスを登録した状態で配信してしまうと、個人情報の漏洩になってしまうということです。こうした人的なミスが起こる可能性がある、ということも考慮しましょう。
配信システムを使う
上で紹介した2つの方法には、共通のデメリットがあります。それは、大量のメールを送ると、送信先からスパムメール扱いされたり、利用しているプロバイダーから規制を受ける怖れがあるという点です。
不特定多数に大量のメールを配信する場合は、メール配信システムを利用する方がリスクが少なく効率的であると言えます。利用者の側に立っても、より快適にメールの配信を受けることができるのです。
メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ
メール配信システムとは
メール配信システムとは、一言で言うとメールを大量に、自動で配信するためのシステムです。数百件から、数万件のメールの数を一度に配信できます。
このメール配信システムについて、さらに詳しく見ていきましょう。
特徴
メール配信システムは、通常のメールソフトでは実現不可能な大量のメールを配信できますが、他にもさまざまな特徴があります。主な機能を2つ挙げましょう。
1つ目は、送信時間をあらかじめ指定できることです。これにより、受信者が読みやすい時間にメールが届くようになります。また、メルマガ担当者のいない時間帯や勤務時間外でも送信できるのも便利な点でしょう。
2つ目は、メルマガ会員の情報を年齢や性別、興味のある分野を解析できることです。これにより、会員それぞれにとって、興味のありそうなメールを選別して送信できます。
配信システムの利用は、メルマガを配信する上であらゆる点から担当者をサポートしてくれるでしょう。
メール配信システムはどんな仕組み？メリットや注意点のまとめ
メール配信システムを使うメリットは？基本や選び方とともに紹介
有料版と無料版の違い
メルマガ配信システムは、インターネット上でさまざまなサービスが提供されており、利用価格にもかなり広い幅があります。
中には、無料で利用できる配信システムもありますが、有料版と比較すると大きな違いがあります。
無料版と有料版の最大の違いは、無料版の場合、配信数や登録できる宛先数に制限がかけられているケースが多いという点です。また、ステップメールなどの利用出来る機能も、有料版と比較すれば少ないサービスが多い傾向があります。
メルマガ配信を始めたばかりであれば、お試しとして無料版を使うのも手ですが、本格的な配信を考えるのであれば有料版を利用した方が良いかもしれません。
ASPやクラウド型の特徴
メール配信システムを利用するサービス形態は、大きく分けて2つに分類されます。
『ASP』や『クラウド型』と呼ばれるインターネット上のサービスを利用する方法と、『オンプレミス』と呼ばれる、配信者側がサーバーからすべてを用意するタイプのものです。
まずはASP・クラウド型から見ていきましょう。
メリット
クラウド型のメリットは、インターネット上でサーバーやデータなどの全てが管理されるため、配信側の環境に依存しないという点です。
他の業務と並行して利用するとサーバーが重くなってしまう、データの空き容量を圧迫してしまう、といった心配がありません。使用するPCのスペックが低くても、データのやりとりをするのはサービス側なので、PCの動作に支障をきたさないのもメリットと言えそうです。
また、インターネットにつながる端末さえあれば、どこからでもデータにアクセスできるというのも大きな利点でしょう。
初期費用も安く、早ければ申込即日でも利用できるという手軽さもメリットです。
デメリット
デメリットとして考えられるのが、レンタルという形を取っているため、配信数などによって毎月一定のランニングコストが発生してしまう点でしょう。
また、システムの殆どを外部に依存する形になるため、配信サービス側のシステム更新の影響をそのまま受けてしまいます。極端な例を出せば、サービスが終了してしまう場合やサーバーダウン時に、配信サービスを利用する側からできる対策が何もないという点です。
ASP・クラウド型が向いている企業
初期費用が安いため、中小企業やベンチャー企業、またアフィリエイトやショップを開く際など、様々な立場の個人や法人に向いているといえるでしょう。
もちろん、大企業であっても利用に問題はありません。自治体が、有事の際に住民に一斉にメールを配信するなど、公的機関でも利用するケースがあるようです。
メールマガジン配信はASP型が良い？オンプレミスとの比較について
オンプレミス型の特徴
ASP・クラウド型と対をなす、もう1つの方法がオンプレミス型と呼ばれる方法です。自社で用意したサーバーにソフトをインストールしてサービスを利用します。
特徴を詳しく見ていきましょう。
メリット
オンプレミスのメリットは、一貫して自社で管理しているため、細かい部分に融通が利くことです。
クラウド型はすべて外部のシステムを利用しているため、外部の仕様に合わせなければなりませんが、オンプレミスはカスタマイズの自由度が高めです。
また、自社内で全てのデータを管理するため、セキュリティに関しても信頼が置けるのもメリットと言えるでしょう。
デメリット
デメリットとして上げられるのは、何よりも費用の高さです。サーバー代からソフトのライセンス料で、初期費用は数百万円以上かかることもあります。
また、セキュリティ対策やメンテナンスも自社でまかなわなければならないため、その分の費用も発生するでしょう。
導入に関してもインフラ整備からはじめるため、決定してから導入までに数ヶ月かかることもあります。オンプレミスの導入を考えるなら、コストはある程度覚悟しなければなりません。
オンプレミス型が向いている企業
オンプレミス型の導入は、クラウド型のように手軽に行えるわけではありません。リソースを十分に確保でき、数百万円規模の予算が組める中堅、あるいは大企業が対象となるでしょう。
一度導入をしてしまえば、おいそれと変更できないことからも、ある程度事前の調査は必要です。メンテンナスも社内での対応が必要なため、IT関連の知識がある企業でないと導入は難しいかもしれません。
メール配信システムの選び方
メール配信システムは多くの種類があります。その中で、自社にマッチしたシステムを探すにはどんな点に注意すれば良いのでしょうか。
メール配信システムを選ぶポイントについて解説します。
到達率
メールを大量に配信したところで、読まれなければ意味がありません。大量配信すると、迷惑メールとして扱われ、ブロックをされたりそのままゴミ箱に入れられたりすることもあります。
『到達率』は、受信箱に到達したメール数を、送信したメール数で割った値です。到達率も配信サービスによってかなり異なります。公表しているサービスもあるので、選ぶ際の参考にしましょう。
到達率の他に、メールが実際に読まれたかの『開封率』や、メール内のリンクを踏まれたかどうかの『クリック率』も、配信サービスでは調べられます。こちらも併せて参考にしてください。
セキュリティ対策
大量の個人情報を取り扱う観点からも、セキュリティ対策はしっかりとしているところが望ましいです。
不正にアクセスを防止するために、アクセス制限があるものや内容の暗号化などの工夫がされているかも考慮しましょう。
外部からアクセスがあった場合に、登録したメールにそのことを報告してくれるサービスや、システムへのログイン・ログアウトの履歴が残るものもあります。何か問題が起きてからは遅いですから、セキュリティ面についてもしっかりと検討しましょう。
サポートやオプションの有無
ITツールを選ぶ際に重要なのが、サポートが充実しているかどうかです。
特にクラウドサービスは、万が一何らかのエラーが出てしまった場合に、利用者側でできることがほぼありません。サービス配信者側のアクションを待つしかないのです。
トラブルがあった際に、迅速に対応してもらうためにも、電話連絡を受け付けているかどうかなど、サポートの充実性も確認しておきましょう。
また、自動返信やステップメール、クリック測定といったオプションの有無も選ぶ際のポイントです。
機能があればあるほど利用金額もかさみます。どのような機能が欲しいのか、そして予算に関しても、サービスを選ぶ前にあらかじめ大枠を決めておきましょう。
メルマガ配信サービスには何がある？選び方と注意点をご紹介
メール配信サービスの料金はどのくらい？料金体系や目安のまとめ
まとめ
メルマガの配信方法はいくつかありますが、大量配信をするなら配信サービスを利用した方が良いでしょう。配信サービスを利用すればその上限を大きく増やし、かつ色々な機能の恩恵を受けられます。
種類は大きく分けてクラウド・ASP型、サーバーを設置するオンプレミス型の2種類がありますが、まずは気軽に始めたい場合にはクラウド・ASP型が導入も簡単でおすすめです。セキュリティを重視したい場合にはオンプレミス型が良いでしょう。
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