メルマガの作成手順と作るときのコツをわかりやすく解説！

この記事では、メルマガの作成手順と作るときのコツをわかりやすく解説します。メルマガを導入したいと思っても、どこからはじめてよいかわからない方も多いでしょう。そのため、今回はおすすめのツールもご紹介していますのでぜひ参考にしてください。

メルマガ作成前に準備すること

メルマガを作成するにあたって事前に準備することを4つご紹介します。

メルマガ配信で何を目指すのかを明確にする

メルマガを配信することで何を目指すのかを最初に明確にしておきましょう。「自社商品・サービスの売上拡大」「自社Webサイト・ECサイトへの集客」「顧客満足度の向上」「ファンの創出」など、企業によって目的はさまざまですが、目的を明確にすることでメルマガのコンセプトやターゲット層が明確になり、より効果的なメルマガ配信が行えます。

メルマガのターゲット（ペルソナ）を設定する

目的の明確化によりターゲット層が定まったら、さらに詳細なターゲット（ペルソナ）を設定しましょう。

年齢・性別・居住地・職業・年収・家族構成・趣味嗜好などを具体的にイメージすることで、どんなユーザーにどんな情報を届ければよいかが把握でき、メルマガの内容も定まってくるでしょう。

メルマガの配信形式を決定する

メルマガの配信では、HTML形式とテキスト形式の2つが選択可能です。

HTML形式では、文字のサイズ変更や装飾、画像の挿入、背景への色付けなどが可能ですが、受信するユーザー側で対応した環境が必要です。

テキスト形式は、受信するユーザー側に特別な環境は不要ですが、文字のサイズ変更や装飾、画像の挿入などはできず、文字だけで情報を伝える必要があります。

自社のターゲット（ペルソナ）を考慮したうえで、最適な形式を決定しましょう。

メルマガの配信リストを作成する

メルマガの配信リストも事前に準備しておきましょう。

既存の顧客リストをもとに、ExcelやGoogleスプレッドシートなどのツールを利用して配信リストを作成することもできますが、管理するユーザー数が多くなるにつれ業務負荷が非常に大きくなります。ヒューマンエラーによる入力もれや入力ミスも起こりえるため、配信先のユーザー数が多い場合には、ユーザー管理にくわえ効果測定も行えるメール配信システムを利用するのがおすすめです。

メルマガの構成と本文の作成

メルマガは主に6つのパートで構成されていますので、本文を含むそれぞれのパートについて作成方法を解説していきます。

タイトル

タイトルは、ユーザーが本文を読み進めるかをどうかを判断する重要なパートです。一瞬でユーザーの興味を惹きつけメルマガを開封したいと思わせるような工夫をしましょう。

魅力的なタイトルを作るときは、Urgent（緊急）、Unique（ほかに存在しない）、Ultra Specific（超具体的）、Useful（有益）の頭文字を集めた「4U原則」を活用するのがおすすめです。

たとえば、緊急「本日限定」、ほかに存在しない「新製品発表」、超具体的「70%OFF」、有益「マーケティング知識が身につく」などのキーワードをタイトルに含めれば、開封率の向上が期待できます。

なお、PCだけでなくスマホユーザーも意識して、重要なキーワードは左に寄せ、タイトルが見切れてしまわないように文字数は30文字程度に抑えましょう。

ヘッダー

ヘッダーは、ユーザーがメールを開いたときに最初に表示される部分です。

配信するメルマガごとに作成する必要はなく、ユーザーへの印象付けを狙って自社のロゴの画像をテンプレートとして利用している企業も多く見受けられます。

また、配信するメルマガの内容に合わせて、告知したい情報を伝える、あるいは自社WEBサイトへのリンクを設置して誘導するなどの活用法も考えられます。

導入文

導入文は、配信したメルマガに対するユーザーの第一印象を決定づける部分であり、このあとも続きを読みたいと感じてもらうことが重要です。

したがって、あいさつとメルマガの内容を簡潔にまとめるとともに、ユーザーにとって有益な情報が含まれていると伝えましょう。

ユーザーの興味関心を惹きつける具体例としては、悩みを抱えるユーザーに問題の解消ができることを示す、専門家やデータにもとづく信頼できる情報であることを示す、読者の感情や置かれている環境を記述し自分のためのメルマガだと共感してもらうなどが挙げられます。

本文

本文は、メルマガの中心となる部分でユーザーに伝えたい情報をまとめます。

たとえば、新商品・新サービスのリリース、イベントの開催、キャンペーンの実施など、販促を目的としたさまざまなメルマガを作成する機会があるでしょう。

ただし、広告宣伝・販促を強調しすぎると、ユーザーに押し売り感が伝わってしまい、メルマガを最後まで読んでもらえない可能性があります。

したがって、本文の作成にあたってはユーザーにとって有益な情報を提供しつつ、さりげなくプロモーションを織り込むのが重要です。

また、どんなに情報が充実していても、読むのが大変そうという印象を与えると離脱されてしまう恐れがあるため、余白や改行をうまく活用して読みやすい文面を心掛けましょう。

まとめ（あとがき）

まとめ（あとがき）は、配信したメルマガの内容を総括する部分です。

最後まで読んでもらったお礼を伝えるとともに、商品の購入、イベント・キャンペーンへの参加などメルマガで訴求したいポイントを再度記載しましょう。

また、メルマガ担当者の身近な出来事を紹介することで親しみを感じてもらい企業イメージの向上も期待できるため、自社ユーザーの属性に合わせて試してみるのもおすすめです。

さらに、次回メルマガの内容・配信予定日が案内できれば、次も読んでもらえる可能性が高まります。

フッター

フッターは、メルマガのいちばん最後の部分で、メルマガ配信者の情報、配信停止方法などを記載します。

配信者情報としては、会社名・部署名、会社住所、問い合わせ電話番号・メールアドレス、公式サイトURLなどが挙げられます。

配信停止方法は、ユーザーがメルマガの登録を解除するときに必要な手続きで、「特定電子メール法」によって記載が義務付けられているため違反とならないように注意が必要です。

なお、同じ内容のフッターを毎回作成するのは手間が掛かるため、ヘッダーと同様にテンプレート化してすぐに利用できるようにしておくことをおすすめします。

メルマガ配信前のチェック

メルマガを配信する前にチェックするポイントを2つご紹介します。

マルチパートメールの配信設定

マルチパートメールとは、HTMLメールとテキストメール両方のデータ形式を持つメールで、ユーザーの環境に合わせていずれかの形式を表示させることが可能です。

HTMLメールが表示できない、またはHTMLメールでの受信を拒否しているユーザーも想定されますが、その場合にはテキストメールを表示させることで対応できます。

ユーザーの環境を問わず、配信するメルマガを正しく表示できるため、マルチパートメールの配信設定ができているか必ず確認しましょう。

レスポンシブ対応

レスポンシブ対応とは、ユーザーの利用する端末の画面サイズに合わせて表示を自動で最適化する仕組みです。

メルマガを受信するユーザーが、PC・タブレット端末・スマホのどれを使用していても、メルマガのレイアウト・デザインが正しく表示されるように、レスポンシブ対応できているか確認しましょう。

メルマガのテスト配信と本送信

ここからは、メルマガのテスト配信と本送信についてそれぞれ解説していきます。

テスト配信

メルマガ配信前のチェックが完了したら、次にテスト配信を行います。受信するユーザーは、ブラウザ（Microsoft Edge、Google Chrome、Safariほか）、利用端末（PC、タブレット端末、スマホ）などさまざまな環境を利用していることが想定されるため、複数の環境でテストしましょう。

複数のメールアドレスにメルマガをテスト送信して、受信したメールを確認します。レイアウト・画像・ボタンなど正しく表示されているか、メルマガ内のリンクが正常に表示されるか、誤字や脱字がないかチェックを行います。

もし、表示が崩れているなど不具合がある場合には修正をしたのち、再度テスト配信で確認が必要です。

本送信

事前に準備した配信リストにもとづいて、メルマガの本送信を行います。送信完了後は送信エラーが出ていないか確認し、エラーがあるときはユーザーへのメールアドレスの確認が必要になるでしょう。

なお、メルマガ配信では、準備でき次第すぐに配信を実行するほかに、あらかじめ定めた日時に予約配信を行うことも可能です。予約配信を行う場合には、配信日時が正しく設定されているか確認が必要です。

メルマガの効果測定

メルマガの効果測定を行う場合に利用される主な指標を4つご紹介します。

・到達率（配信成功率）

到達率（配信成功率）は、配信したメルマガがユーザーに到達した割合で、配信成功数÷配信数×100で計算されます。

送信エラーとなった場合には、メールアドレスに誤りはないか、メールのサイズが大きすぎないか、サーバーがダウンしていないかなど原因の調査が必要です。

・開封率

開封率は、配信したメルマガをユーザーが開封した割合で、開封数÷配信成功数×100で計算できます。

開封率は、メルマガのタイトルや配信タイミングなどにより変動することから、分析・改善を繰り返す必要があります。

・クリック率（CTR）

クリック率（CTR）は、メルマガ内に設置したURLがクリックされた割合で、クリック数÷配信成功数×100で求められます。

URLの位置やボタンのデザインを変更することで、クリック率が大きく変わってきます。

・コンバージョン率（CVR）

コンバージョン率（CVR）は、商品購入・会員登録など、メルマガを配信するにあたり設定した目標をどの程度達成したかを把握する指標で、目標達成数÷配信成功数×100で計算します。

メルマガの開封率・クリック率を高めるコツ

メルマガの開封率とクリック率を高めるコツを2つご紹介します。

最適な配信のタイミングを見極める

ユーザーがメールを確認するタイミングに合わせてメルマガを配信できれば、開封率の向上が期待できるでしょう。学生、社会人、主婦などユーザーの属性によってもメールを開封する時間帯が異なるため、メルマガを配信するたびに分析を繰り返し、自社のターゲットに最適な配信のタイミングを見極めましょう。

たとえば平日勤めの社会人であれば、月曜から金曜の通勤時間帯あるいはお昼休憩、主婦であればお昼から午後にかけての時間帯がおすすめです。

CTAの位置・ボタンを工夫する

CTA（Call To Action）は、ユーザーに特定の行動を促すことで、Webサイト上では商品購入・会員登録・資料請求・問い合わせなどを行うためのボタンを設置します。いずれの場合でも、CTAの位置やボタンがクリック率に大きく影響するため、ユーザーにクリックを促す工夫が必要です。

CTAの位置は、メルマガを途中で離脱するユーザー、飛ばし飛ばし最後まで読むユーザーの両方を考慮し、ファーストビューと本文最後に設置するのがおすすめです。

CTAのボタンは、色や形を工夫して目立たせるとともに、「商品の購入」「会員登録」「資料を請求する」など具体的な内容を記載しましょう。

メルマガを作成するときの注意点

メルマガを作成するときの注意点を4つご紹介します。メルマガを読むユーザーに配慮するのにくわえ、法令違反にならないよう注意しましょう。

読みやすい文章・デザインにする

読みにくい文章、メリハリのないデザインでは、途中で離脱されてしまう可能性が高まるため注意が必要です。

ユーザーにメルマガをスムーズに読み進めてもらうために、一文一文をできるだけ短めにする、専門用語の使用は控えめにする、結論を先に述べるなどを意識して本文をまとめましょう。文章の信頼性を確保するために、作成後に誤字脱字がないかチェックするのも重要です。

メリハリのついたデザインは、ユーザーがメルマガの内容をすばやく理解するのにも役立ちます。

改行や空白行をうまく活用して、窮屈な印象を避けるとともに、文字サイズ・太字・マーカーなどにより強調したいポイントを目立たせましょう。

情報量・リンク数を増やしすぎない

メルマガを作成するときは、情報量・リンク数を増やしすぎないように注意しましょう。

たくさんの情報を盛り込むと文章が長文になることで、ユーザーが最後まで読まない、伝えたい情報が埋もれる、内容が薄くなるなどのリスクがあります。

メルマガで伝えたい情報を厳選し、内容を簡潔にまとめましょう。

また、設置するリンクの数にも注意が必要です。リンク数が多いとユーザーが混乱し、クリックしないまま離脱してしまう恐れがあります。押し売り感を与えないよう、自然な数のリンクを設置するのが重要です。

無効なリンクがないか確認する

メルマガ内に設置したURLに無効なリンクがないか確認しましょう。

商品購入、サービス申し込み、イベント参加などを希望するユーザーが、URLをクリックしたときに正しくWebサイトが表示されないと申し込みを見送られてしまう可能性があります。また、企業の信頼性の低下にもつながりかねません。

したがって、メルマガを配信するときは、メルマガ内に設置したすべてのURLをクリックして正しく表示されるか確認が必要です。

特定電子メール法を遵守する

宣伝を目的としてメルマガを配信する場合には、「特定電子メール法」の適用を受けるため違反とならないように注意しましょう。

特定電子メール法では、メルマガの送信者に対して、メルマガ内で送信者の「氏名」「住所」「問い合わせの電話番号・メールアドレス・サイトURL」「メルマガの受信解除の方法」などの表示を義務付けています。

メルマガを配信する前に、特定電子メール法で規定されている項目がすべて記載できているか、登録解除のURLが有効になっているか確認が必要です。

メール配信システムで効率的にメール配信

メール配信システムを利用すれば、手間の掛かる大量のメール配信でも効率的かつ安全に行うことが可能です。ここでは、メール配信システムの概要と利用するメリットについて解説していきます。

メール配信システムとは

メール配信システムとは、あらかじめ設定した条件にしたがって複数のユーザーに自動でメールを配信する仕組みです。

メールソフトを使用して手動でメール配信を行うことも可能ですが、送信先のユーザー数が多くなるにつれ作業量が膨大になるとともに、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。また、メルマガの効果が出ているのか把握するのも容易ではありません。

メール配信システムの中には、適切なタイミングでステップメールを自動配信する機能や、メールの開封率・クリック率などの効果測定の機能を搭載しているツールもあり、メルマガの効果を高めるのに役立つでしょう。

メール配信システムのメリット

メール配信システムの主なメリットとして、以下の4つが挙げられます。

・メルマガ関連業務の効率化
・到達率の高い大量のメール配信が可能
・セキュリティ対策
・効果測定による成果の可視化

メール配信システムでは、大量のメールを高速で自動配信でき、送信エラーが出た場合にも自動で対応可能です。配信停止を希望するユーザーの対応も自動で行えるため、業務効率の向上が期待できます。

メールソフトを使用して一度に大量のメール配信を行うと、プロバイダから迷惑メールと判定されてしまいユーザーの手元までメルマガを届けられないケースがあります。メール配信システムでは、IPアドレスの切り替えなどの対策が実施されており、到達率の高い大量のメール配信が可能です。

なりすまし対策やメールの信頼性を向上させるためにセキュリティ対策が施されている点もポイントです。

具体的には、「SPF」と呼ばれる送信元のドメインが正規のものであるかを確認する技術や、電子署名を活用してユーザー側で正当なドメインからのメールか判断する技術「DKIM」などが採用されています。

メール配信システムは、メールの開封率やクリック率などが測定可能で、誰がどのURLをクリックしたかも把握できます。成果を可視化することで、ユーザーごとの興味や関心をリアルタイムで確認でき、次回の配信やマーケティング活動にも活かせます。

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まとめ

この記事では、メルマガの作成手順、開封率・クリック率を高めるコツ、メルマガを作成するときの注意点などについて解説しました。

メルマガでは、ユーザーに開封してもらい最後まで読み進めてもらうために、魅力的なタイトル付け・わかりやすい文章・見やすいレイアウトが大変重要です。

当記事を参考に、最適な配信のタイミング、CTAの位置・ボタンを工夫して、効果的なメルマガ配信を進めてください。