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ARTICLEメールの配信確認機能は便利？マナーについても知っておこう
メールがきちんと相手に届いたか、相手が開封したかは気になるところです。特にメールをビジネスで活用するなら知っておきたい情報でしょう。メールにおける配信確認機能や、その際のマナーについてご紹介します。
メールの確認機能について
メールサーバーの多くには、相手がメールをどのように扱ったかを知る確認機能が備わっています。どのようなことが確認できるのかを具体的にご紹介しましょう。
配信確認とは
配信確認とは、相手のメールボックスにきちんとメールが配信されたかを通知してくれる機能です。
メールは、さまざまな要因によって届かないことがあります。アドレスの入力ミスや一時的なサーバーエラーだけではなく、相手のセキュリティによってブロックされているなどのケースも考えられます。
特に配信量が多い場合は、迷惑メールとして扱われ、多くのサーバーに届いていない可能性もあるでしょう。このようなケースを回避するためにも、配信確認機能は積極的に活用するのがおすすめです。
開封確認とは
開封確認は、相手が受信したメールを実際に開封したのかを通知してくれる機能です。
相手が開封していない場合に、別の手段で連絡するなどの対応策をとることができます。
開封確認を行う上では、相手側にポップアップが表示されるのも特徴です。相手がこのポップアップ上での確認通知を送るようにリアクションをしないと、送信側にも開封したかはわからないという点は覚えておきましょう。
メリットとデメリット
配信通知も開封通知も、きちんと相手にメールが届いたかを確認できるというのは、ビジネス上において多くのメリットがあります。
相手から返信が来ない場合に、メールがそもそも届いているのか、開封されているのかがわかるのは、送信者にとって非常に助かります。
ただし、配信通知では相手が開封したかまではわかりません。また開封通知には、相手にリアクションを強いてしまい、場合によっては煩わしいと思わせてしまうというデメリットがあります。
開封されたかどうかを知りたいのは、あくまで送り手側の都合であることは、心に留めておかなければなりません。
メール配信について知りたい方は、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご覧ください。
配信確認や開封確認の設定方法
配信通知や開封確認は、メールサーバーには初期設定されていないケースがほとんどです。そのため、まずはよく利用されるメールサーバーの設定方法について知っておきましょう。
Outlook
送信メールごとに設定をする方法は、以下の通りです。
- 新しいメールメッセージの中の『オプション』にある『追跡』から『配信確認を要求する』または『開封確認を要求する』のチェックボックスをオンにする
- メールを作成し、送信する
このようにとてもシンプルな方法です。実際にどの程度の確認が取れたかを調べる場合は、送信済みのメッセージを選択し、メッセージタブの中にある表示グループから『追跡』を選ぶと、相手が応答したかを調べることができます。
Gmail
Gmailでこれらの確認機能を利用するためには、『Google Appsアカウント』という通常のGoogleアカウントとは異なるアカウントが必要となります。これは職場や学校で利用する組織用のアカウントです。
このアカウントを入手し、以下の手順を行ってください。
- Gmailを開いて新規メールを作成する
- 宛先や件名、メッセージを通常通りに入力する
- その他アイコンの中から『開封確認をリクエスト』を選択する
- メールを送信する
通常のGoogleアカウントで確認機能を設定するには、別のアプリが必要になりますので注意してください。
開封確認のマナーについて
開封確認は相手のリアクションを必要とする機能のため、使用する際にはマナーを守ることがとても大切です。
送信相手に不快な思いをさせないためにも、マナーについて紹介します。
マナー違反と感じる人は多い？
開封確認は、送信先の相手に対し『あなたは本当にこのメールを見ましたか？』と問いかける機能です。そのため自分が信用されていないと解釈し、不快に思う人もいるかもしれません。
マナー違反とまではいきませんが、相手の感覚に寄るところが大きいのも事実です。そのため、大切なのは、相手を不快にさせないポイントを押さえておくことと言えます。
相手を不快にさせないことが大事
開封確認を失礼とは思っていなくても、頻繁に連絡をやりとりする相手のメールすべてに開封確認の表示がされれば、煩わしさを感じてしまう人もいるでしょう。
特に営業メールに開封確認を付けるのはおすすめしません。相手にとっては一方的に送られてきたメールである上に、さらに読んだかどうかを要求されるというのは、かなり相手を不快にさせる可能性があります。
すぐに確認が必要なメールや重要性の高いメール以外は、極力使わないようにするのが、正しい利用方法と言えるでしょう。
その他にマナー違反と感じられるのは？
確認通知の他に、マナー違反と送信先に感じられてしまうメールにはどのようなものがあるでしょうか。
メールのやりとりにおいて、マナー違反とされることが多いケースについてご紹介します。
件名なしのケース
メールソフトでメールを表示すると、たいていメールは送信者や件名が一覧として表示されます。件名がないメールについては空白で表示されるため、メールの中で浮いてしまうのです。
近しい人との何気ない雑談メールなどであれば、件名なしでも問題はないでしょう。ですが、ビジネスメールであれば、件名がないメールは相手にとって優先度も重要度もわかりません。
相手にとって開封の手間や、概要がわからない文書を読むことを強いてしまうため、不快に感じてしまう人も多いでしょう。
そのため、件名なしのメールは一般的にはマナー違反として扱われます。
電子名刺の添付
電子名刺は、メールに添付して役職や連絡先、氏名などの個人情報を知らせる機能です。
従来は、メールの最後に氏名や連絡先を記載するケースが一般的で、電子名刺についてはまだ認知度が低いのが現状です。よって電子名刺をよく理解していない受信者も多いのです。
そのため、まずは電子名刺という機能をメールの送信先が理解しているか、電子名刺が必要かの確認が必要でしょう。
また、名刺については初対面の自己紹介に使用する認識が多く、それは電子名刺でも例外ではありません。相手がどんな人か解らない初対面の営業メール等に電子名刺をつけるのはあまりおすすめしない行為です。
HTML形式
HTMLとはインターネット上のウェブサイトで利用される、言語のうちの1つです。文字の大きさや色を変える、装飾をするといった機能が使えます。
メールにおいては、エディタとして備わっているサーバーも多いようです。一見すると便利ですが、過剰な装飾はマナー違反とする声もあります。
HTML形式にすれば、その分だけデータ容量が増え、受け取る側の容量を圧迫してしまうからです。また、カラフルな装飾などは見た目は綺麗かもしれませんが、フォーマルなビジネスの場では好まれない傾向にあります。
HTMLだけでなく、データ容量が増えるような形式や、過剰装飾は避けた方が無難と言えるでしょう。
HTMLメールの詳細については、「HTMLメールの配信は効果的？メリット・デメリット、流れを解説」をご一読ください。
ビジネスでの配信確認は、メール配信システムがおすすめ
セミナーの集客メールや、ECショップのメルマガなど、効果測定の指標の一つとして配信確認をしたい場合には、メール配信システムの利用をおすすめします。
メール配信システムについての詳細は、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご一読ください。
配信確認以外の機能も充実
ビジネスなどでメール配信の効果測定を行う際、先ほどご説明したように受信者にアクションを促すのでは不快に思われてしまい、成果が落ちてしまうかもしれません。
そうした場合は、メール配信システムの利用をおすすめします。メール配信システムでは未着となったアドレスがわかりますので、相手にアクションしてもらう手間が省けます。
また、到達率以外にもクリック率やコンバージョン率を計測することができるので、効果測定を簡単に行うことができます。
大量のメール配信で配信確認を行いたい場合は、メール配信システムの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
メール配信システムの機能については、「メール配信システムの機能とは。システムでできることや選び方」をご一読ください。
まとめ
メールの配信確認・開封確認は便利な機能です。相手が受け取ったかどうかが送信側からわかるため、緊急性の高いメールや重要なメールでは重宝するでしょう。
ただし、開封確認は相手側にリアクションを行ってもらう必要があるため、普段のメールからつけていると、煩わしいと思われることもあるかもしれません。
メールは大勢の人が受け取るからこそ、マナーが大切です。マナーに気を配ることでやりとりのしやすい相手と思われれば、結果的に開封率や返信率も向上することが期待できるでしょう。
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