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ARTICLEメール配信システムの仕組みとは？種類や利用形態、選び方を紹介
大量のメールを一度に送ることができるメール配信システム。どのような仕組みか気になりませんか？この記事では用途別のタイプや利用形態から、メール配信システムの仕組みについて紹介しています。目的に合ったメール配信システムを選ぶための参考にしてください。
メール配信システムのタイプ
メール配信システは配信の目的によって、『大量配信タイプ』と『セグメントタイプ』の2つのタイプに分けられます。まずは、それぞれの特徴について解説します。
大量配信タイプ
大量配信タイプは、数千・数万件という大量のメールを一斉配信するためのシステムです。大量のメールを配信するのには時間がかかるものですが、大量配信タイプならスピーディーな配信ができます。また、配信を忘れてしまわないように、配信日時を指定することも可能です。
セグメントタイプ
セグメントタイプは、ユーザーの属性やニーズに合わせたメール配信ができるシステムです。ECサイトと連携すれば、見込みのあるユーザーにピンポイントでメール配信ができるので、購入に結びつきやすくなります。
最近では大量配信タイプ、セグメントタイプの両方の機能を兼ね備えたメール配信システムや、ステップメール、1to1メールなどより高度な配信ができるシステムも多く登場しています。
メール配信の活用方法について知りたい方は、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご覧ください。
メールサービスの種類や違いとは？メール関連サービスとともに紹介
メール配信システムの利用形態と仕組み
メール配信システムの利用形態は、『オンプレミス型』と『クラウド型』の2種類に分けられます。それぞれ、どのような仕組みで、どのようなメリット、デメリットがあるか、解説します。
オンプレミス型の仕組み
オンプレミスとは、自社でサーバなどの設備を用意し、アプリケーションの管理、運用を行うことです。メール配信ツールをオンプレミス型で導入する場合、費用は構築に必要な初期費用と、ソフトウェアを買い取るためのライセンス費用が必要になります。そのため、クラウド型に比べ導入コストが高く、専門知識も必要になりますが、目的に合わせたカスタマイズが可能です。システムの専門知識に強い担当者がいる場合に、使い勝手がいい利用形態といえるでしょう。
オンプレミス型のメリット
- カスタマイズができる
- セキュリティ面も安心
- 他システムと連携できる
オンプレミス型のデメリット
- 費用が高い
- 構築に時間がかかる
- 障害発生時の緊急対応を自社で行わなければならない
クラウド型の仕組み
クラウド型はネットワークを介してシステムを利用できる仕組みのことで、自社でシステムを管理する必要がありません。既にでき上がっているシステムのため、申し込み後にすぐに使うことができます。インターネット上でログインするので、場所や端末を限定されず利用でき、複数の人でメール配信を担当する場合に、使いやすいシステムです。
クラウド型のメリット
- 費用が安いので、気軽に始めやすい
- すぐに利用開始できる
- 障害発生時の対応やシステムのアップデートへの対応を自社で行わなくてよい
クラウド型のデメリット
- ネットワークを介してアクセスするので、セキュリティに若干の不安がある
- カスタマイズできない場合が多い
オンプレミスとクラウド型の違いについて詳細を知りたい方は、「メールマガジン配信はASP型が良い？オンプレミスとの比較について」をご覧ください。
メール配信システムの選び方
ここまで、メール配信システムの仕組みを解説してきましたが、実際に導入する際にはどのような観点で選べばよいでしょうか。考えるべきポイントをご紹介します。
目的、配信量を決める
メール配信の目的、配信量を決めることで、どのような機能が必要かわかります。例えば、緊急時の情報発信として、1万人にメールを送ることを想定した場合であれば、優先順位は大量配信に強いということが上位にくるでしょう。ECサイトの販促としてメールマガジンを毎週500人に送りたい場合であれば、効果測定の機能があることや、画像の埋め込みができる機能が必要です。
メール配信システムの代表的な機能を見て、目的を達成するためにはどのような機能が必要か、考えてみましょう。
- HTMLメール作成・・・画像や動画を入れ込むことで、視覚的に効果を訴えることができる
- リスト管理機能・・・配信停止依頼への自動対応や、重複リストへ配信防止などができる
- ターゲット別配信・・・性別や年齢、ユーザーの行動など、共通点を持ったターゲットごとににメールを配信できるので、興味をひきやすい
- ステップメール配信・・・登録した内容が、指定した日時に自動的に配信できる
- マーケティング機能・・・開封率、クリック率、コンバージョン率などが分析できるので、改善点を見つけることができる
メールマガジンの配信はどうすれば良い？効果や方法についてのまとめ
セキュリティの重要性、カスタマイズの必要性を考える
オンプレミス型とクラウド型の大きな違いとして、セキュリティ面と、カスタマイズの柔軟性があげられます。金融機関や行政など、セキュリティ面を特に重視する場合や、インターフェースや使い方に強いこだわりがあり、カスタマイズが必要な場合はオンプレミス型が向いているといえるでしょう。カスタマイズはあまり必要なく、メール配信システムに搭載されている機能で満足できる場合はクラウド型の方が費用対効果が高いといえるでしょう。
メール配信システムを使うメリットは？基本や選び方とともに紹介
まとめ
メール配信システムのタイプには『大量配信型』『セグメント型』があり、『クラウド型』もしくは『オンプレミス型』という仕組みがあります。二つの仕組みは料金のほかに、セキュリティ面やカスタマイズの柔軟性といった違いがあり、配信システムを選ぶ際には、メール配信の目的に沿った特長や機能があるか、いくつかのシステムを比較して検討しましょう。
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