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ARTICLE応募フォームとは？作り方や作成時のポイントを解説
プレゼントキャンペーン・求人募集・写真コンテストなど、さまざまな場面で使われる応募フォーム。作成ツールを使えば専門知識がなくてもつくることができます。この記事では、応募フォームのメリット、作成方法や作成する際のポイントなどを解説します。
目次
応募フォームとは？
応募フォームとは、Webサイトから応募するための専用フォームです。
プレゼントキャンペーン・求人募集・写真コンテストなどへの応募を募集するときに、氏名や住所、連絡先など応募に必要な情報を応募フォームに入力してもらいます。
応募フォームの作成には、専用のツールを使うことで専門知識が必要なく作成することができます。
応募フォームの用途
応募フォームの用途には、主に、プレゼントキャンペーン・求人応募フォーム・写真コンテストの3つが挙げられます。応募フォームを作成するときには、それぞれの用途に合わせて内容を決めていきましょう。ここでは、3種類の応募フォームの内容についてお伝えします。
プレゼントキャンペーン応募フォーム
プレゼントキャンペーン応募フォームは、アンケート・クイズ・特定の商品購入など、ある条件を満たした参加者へ抽選（または、抽選なし）でプレゼントをするための応募フォームです。
応募フォームを作成するときは、それぞれの参加条件項目を設置できる作成ツールを選ぶようにしましょう。
たとえば、クイズに正解した人へプレゼントする場合には、クイズ項目が設定できるツール。アンケートに答えた人へプレゼントする場合には、アンケートを設置できるツールなど、です。
求人応募フォーム
求人フォームは、求人募集を行うときのフォームです。応募者には、必要な氏名・住所・連絡先はもちろん、職歴や顔写真などを添付してもらう必要があります。
履歴書は、内容をすべてフォームに記載してもらうと回答内容が多くなりすぎてしまい、管理が大変になってしまいますので、応募フォームにPDFファイルを添付してもらうなどの対策が必要です。
また、写真を添付してもらう場合には、画像データを添付できる応募フォームを作成する必要があります。
求人応募フォームを作成するときには、画像データやPDFファイルを添付できる機能がついている作成ツールを選ぶようにしましょう。
写真コンテスト応募フォーム
写真コンテスト応募フォームは、写真を添付してもらいコンテストへ応募してもらうためのフォームです。
写真コンテスト応募フォームには、写真画像を添付してもらう必要があるため、画像データを添付できる機能がついた作成ツールを選ぶようにしましょう。
作成ツールによっては、添付できる画像データサイズの上限が決まっていますので、作成ツールを選ぶ際は、添付できるファイルサイズの上限を要チェックです。
応募フォームを導入するメリット
応募フォームを導入することで、企業側と応募者側双方にとって次の3つのメリットを得ることができます。
- 応募の受付・データ分析を効率化できる
- 24時間受付が可能になる
- データの一元管理が可能になる
それぞれのメリットについてお伝えしていきます。
応募の受付・データ分析を効率化できる
応募フォームを利用することで、応募の受付・データ分析を自動化することができます。SalesforceやGoogleスプレッドシートとの連携機能が備わっている作成ツールを選べば、応募者の情報や回答データを一つのプラットフォームでまとめて管理・共有することができます。
従来のメール・電話・FAXでの応募では、応募者への対応をすべて手作業で行う必要があり、対応できる人数に限界がありましたが、応募フォームを利用することでより多くの応募者に対応することが可能になります。
集めた顧客データも自動で集計・分析が可能になるため、データ分析の手間も省くことができます。
24時間受付が可能になる
Web上で完結する応募フォームでは、24時間体制で応募受付ができます。応募者情報は、自動的に集計されるので、応募一つ一つに対応する必要もありません。
従来の電話・メール・FAXでの受付の場合、会社時間外は対応することができませんでしたが、24時間応募の受付が可能になることで、応募者の取りこぼしも防げます。
ユーザーにとっても時間や場所を気にせず、好きなときに応募できる応募フォームの活用は、企業とユーザー双方に大きなメリットをもたらします。
データの一元管理が可能になる
応募フォームには、データの一元管理ができるメリットがあります。
たとえば、求人募集の場合、従来の紙の履歴書や職務経歴書の受付では応募者数の増加に伴い管理が煩雑となり、担当者の業務負荷が非常に大きなものとなっていました。
しかし、応募フォームであれば、データは1箇所に集約されているため、対応漏れや紛失のリスクを低減できます。
応募フォームを作成する手段
応募フォームを作成する手段は大きく分けて3つあります。
- コーディングで自作する
- WordPressのプラグインを使う
- 応募フォーム作成ツールを利用する
コーディングで自作する
HTML・CSSなどの知識があり、ページを制作する技術がある人は、コーディングで自作するのがおすすめです。
コーディングで自作するためには、専用のソフトウェアにHTML・CSSといったコンピュータ言語を記述してページを作成します。そのため、HTML・CSSを記述してネット上に反映させるためのソフトウェアも用意する必要があります。
手軽さの面では劣っていると言えるでしょう。しかし、知識と技術さえあれば自由にページを作成できるため、フォームレイアウトやデザインの自由度はかなり高くなります。
WordPressのプラグインを使う
WordPressでサイトを運営している人は、プラグインを使うのがおすすめです。
プラグインを利用すれば専門的な知識がなくても応募フォームを作成することができます。無料のプラグインもあるので、コストを抑えて手軽に作成したいならプラグインがいいでしょう。
しかし、WordPressで作成できる応募フォームは比較的シンプルなものが多く、デザインにこだわりたい場合は、専門的な知識が必要になります。
応募フォーム作成ツールを利用する
応募フォームを作成するノウハウがない人は、応募フォーム作成ツールを利用するのがおすすめです。
作成ツールでは、直感的な操作で応募フォームが作成できたり、カスタマーサポートを受けることができたりしますので、専門的な知識がなくても問題ありません。
作成ツールにはフリープランが用意されているものも多く、導入しやすいのも大きなメリットです。さらには、応募データの集計・管理・分析を自動で行える機能が搭載されているものもあり、人的・時間的コストの削減にもつながります。
応募フォームの作成方法
応募フォームは、目的を決めて、目的に合ったフォームを作成する必要があります。しかし、実際にどうやって作成していけばいいのか迷ってしまいますよね。ここでは、応募フォームの作成方法についてお伝えします。
応募フォームの目的を決める
応募フォームの目的を決めることは、応募フォーム作成の主軸になる作業です。利用する作成ツールの選択や応募フォームの構成にも影響を与えますので、慎重に決めていきましょう。
応募フォームの目的には、商品やサービスの注文窓口・キャンペーンの応募フォーム・求人応募フォーム・写真コンテストの応募フォームなど、さまざまな種類があります。
目的をしっかりと決めることで、目的に合った適切な応募フォームを作成することができます。
項目に含める内容を決める
含める項目は応募フォームの目的に合わせて決めていきましょう。キャンペーン応募フォームなら賞品送付先住所を記述するボックス、求人応募フォームなら履歴書データや本人写真を添付する項目、など目的によって含める項目が異なります。
より多くの情報を得たいからといって、項目数を増やすと応募者の利便性が下がり、途中で離脱してしまう恐れもありますので、含める項目数には要注意です。
作成ツールやプラグインを利用する
含める項目に特化した作成ツールやプラグインを利用しましょう。作成ツールやプラグインはそれぞれのツールに異なった特徴があります。
たとえば、求人応募フォームなら、履歴書のPDFデータや証明写真を添付できる機能が必要になりますので、画像データの添付機能が備わっているツールを使う必要があります。
添付できるファイルサイズの上限は、ツールによって異なりますので要チェックです。
プレビューし、動作確認を行う
応募フォームを作成したら、正常に動作するか、応募者に思い通りの行動を取ってもらえるのか、項目数は適切かなど、実際に応募フォームを触ってみて不備がないように確認しましょう。
WordPressのプラグインを利用する場合は、テーマとプラグインの相性や併用するプラグインによって正常に動作しない場合もありますので、必ずプレビューして動作確認することをおすすめします。
応募フォームへの導線をつくる
サイトのヘッダー・フッターに応募フォームを設置したり、専用サイトを作成したりするなど、ユーザーが応募フォームを見つけやすいように導線作りをする必要があります。サイトへの十分なアクセスがない場合には、SNSへの投稿やネット広告を利用することもひとつの手です。
応募フォームを作成できるツール
応募フォームの作成を始めたい人向けに、おすすめの作成ツールを紹介します。なお各ツールには、使い方や機能といった違いがあります。ツールの概要はもちろん、比較検討に役立つ情報をお伝えします。
Googleフォーム
Googleフォームは、Googleアカウントを所有する人であれば、誰でも無料で使える応募フォーム作成ツールです。用意されている質問項目をドラッグ&ドロップするだけでかんたんに応募フォームを用意でき、応募された情報はGoogle Sheetに集計され、グラフとして自動でまとめられます。
PCはもちろん、スマートフォンといった端末でも応募フォームを作成できることから、Googleアカウントをお持ちの人が使いやすいツールだと言えます。
EasyMail
EasyMailは、PHPで開発された無料で使える応募フォーム作成ツールです。CMSとして導入することで、既存ホームページのデザインに合わせた問い合わせフォーム、応募フォームを用意できます。
またセキュリティ対策として、不正入力の検出、特定のIP・ホストの拒否、SSL・TLSなど、応募フォームおよび問い合わせの安全性を維持できるのがツールの魅力です。既存ホームページ内に応募フォームを設けたい、という方に最適なツールだと言えます。
formrun
formrunは、Web上で応募フォームを作成できるSaaS型の応募フォーム作成ツールです。フォーム作成作業は、用意されている項目をドラッグ&ドロップするだけであるため、30秒ほどでかんたんに応募フォームを準備できます。
また顧客管理やメール返信といった機能も搭載されていることから、カスタマー対応や申し込み者への返信といった機能もまとめて利用が可能です。なお、当ツールは基本無料ですが、豊富な機能を使う際には有料プランの契約が必要になります。
応募フォームの具体的なイメージ
応募フォームは、ユーザーが必要な情報を簡単かつ直感的に入力できるよう設計することが重要です。今回は「Webフォーム作成システムSPIRAL®」で作成した応募フォームのイメージをご紹介させていただきます。一部スマートフォンに対応させたフォームもご紹介しておりますのでフォーム導入時の参考にしていただければと思います。
フォトコンテスト応募（PC表示）
セミナー申し込み（PC表示）
キャンペーン応募（PC表示）
キャンペーン応募（スマートフォン表示）
メルマガ購読（PC表示）
レシート投稿キャンペーン（PC表示）
レシート投稿キャンペーン（スマートフォン表示）
フォームを作成する際のポイント
ここでは応募フォームを作成する際のポイントについてお伝えします。項目を増やしすぎたり、必須項目の表示がついていなかったり、自動返信メールを設定していなかったりと、ユーザー目線に立ってみると気づくことができても、作成しているときには意外と気づきにくいポイントについてお伝えします。
入力項目を絞る
応募フォームに設定する質問項目は、多くなりすぎないように、必要最低限に絞りましょう。入力項目が多いとユーザーが途中で面倒に感じて離脱してしまう可能性が高くなります。最低限必要な氏名・連絡先（メールアドレス・電話番号）を追加したら、残りは目的に応じて必要最低限の項目に絞るようにしましょう。
必須項目を明確にする
ユーザーにとって負担となる入力エラーを少しでも減らすために必須項目は明確にして示しておきましょう。必須項目がわかることで、応募者が入力しなければいけない場所を認識する手助けとなり、スムーズな回答を促すとともに入力エラーのリスクを減らすことができます。
入力確認画面と送信完了画面を設置する
ユーザーが入力内容を送信する前に、入力確認画面が表示されるようにしましょう。誤った内容の訂正機会を提供できるとともに、送信前の確認があることでユーザーに安心感を与えられます。同様に、送信完了画面を表示することで、ユーザーに手続きが完了したことを明確に伝えられるでしょう。完了画面では、ユーザーの興味がありそうなキャンペーンの案内などを行うのも効果的です。
エラー箇所がリアルタイムでわかるようにする
すべて入力し終わったあとに入力エラーが表示されることを防ぐために、エラー箇所がリアルタイムでわかるようにしましょう。入力エラーが表示されると、再入力を面倒に感じて途中で離脱してしまう場合があります。
応募フォーム作成ツールを選ぶときは、入力エラーをリアルタイムで判別できる「リアルタイムバリデーション機能」を搭載したツールを選択することをおすすめします。
自動返信メールを設定する
応募者に不安を抱かせないように、また、入力ミスがあった際に知らせるために自動返信メールを設定しましょう。自動返信メールは、応募者が回答を送信した直後に送られる受付完了メールです。
求人・コンテスト・イベントなど、返信が必要な応募については、メール内に「〇営業日以内にご連絡いたします。」などの記載があると、応募者は安心して連絡を待つことができ、信頼感の向上につながります。
レスポンシブデザイン対応のものを選ぶ
スマートフォンで応募するユーザーがストレスなく応募フォームに回答できるように、レスポンシブデザインに対応した作成ツールを選ぶようにしましょう。ディスプレイの大きさや操作方法が違うPCとスマートフォンでは、操作しやすい画面表示の大きさや形式が異なります。
指で操作するスマートフォンでは、ボックスは大きめの方がいいですし、本来タップしたい項目と異なる場所をタップしてしまわないように余白を大きめに設定したりする必要があります。
コーディングでフォームを作成する場合は、自分自身で項目ボックスの大きさを設定したり余白の大きさを設定したりする必要がありますが、レスポンシブデザインに対応している作成ツールを利用すれば画面が自動で最適化してくれます。
フォームのデザインを継続的に見直す
応募フォームは、フォーム内の文言・入力項目・ボタンのデザイン・配置など、わずかな変更によって応募率が変わってくるものです。設置当初のフォームのまま使い続けるのではなく、定期的に応募率や誤入力の状況などを把握・分析し、継続的にフォームの見直しを行いましょう。誤入力や未入力が多い箇所は、ユーザーにとってわかりにくい入力箇所となっている可能性があります。
応募フォームを設置した際の注意点
ここからは、自社サイトに応募フォームを設置した際の注意点を2つご紹介します。応募フォームからユーザーの個人情報の提供を受けるため、「セキュリティ対策の徹底」「個人情報の適切な管理」を意識しましょう。
セキュリティ対策の徹底
応募フォームを設置するときは、セキュリティ対策を徹底しましょう。フォームの項目に沿ってユーザーの大切な個人情報を預かるため、SSL暗号化通信、セッションタイムアウト設定など情報漏えいリスクを低減する必要があります。また、Web上のフォームはスパムの標的にもなるため、スパム対策も重要です。
個人情報の適切な管理
ユーザーから提供された個人情報について、保管方法、管理者とアクセスできる従業員を明確に定めましょう。また、情報漏えいが起きないように、日頃から情報セキュリティに関する従業員教育を行うことも効果的です。ユーザーから個人情報の提供を受けるにあたり、プライバシーポリシーをWebサイト内で明示しましょう。
申請や応募受付の電子化・システム化ならWebフォーム作成システム「SPIRAL®」
当社のご提供する 「Webフォーム作成システムSPIRAL®」は、かんたん操作で自由自在にフォーム作成が行える定額制のWebフォーム作成システムです。 申請や応募の受付だけでなく、その後のステータス管理や応募者用マイページ作成など、受付から管理までをWebシステム化することができます。
受付フォームは画像やPDFなどのアップロードにも対応。拡張子指定や容量制限、入力制限もできるので、自社の要件にあったフォームを構築することができます。また、デザインはテンプレートからの選択の他、HTML、CSS、JavaScriptを利用してカスタマイズも可能です。
申請者用・管理者様にそれぞれマイページを作成し、ステータス管理や申請内容の情報変更をWeb上で行うこともできます。
書類申請、出願・公募受付、補助金・助成金申請、契約加入・更新受付、キャンペーン受付、問い合わせ受付などさまざまな業界・用途・シーンで延べ11,000社以上のご利用実績がございます。
サービスの詳細については「Webフォーム作成システムSPIRAL®」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。
まとめ
応募フォーム作成ツールは、さまざまな企業が提供しています。それぞれに特徴や特化した項目がありますので、目的にマッチした作成ツールを選ぶようにしましょう。この記事が、応募フォームを作成するにあたってお役に立てれば幸いです。
