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ARTICLE予約システム導入で煩雑な業務を自動化！選び方のポイントは？
予約システムを導入すると、従業員の負担になっている業務を自動化できます。では、どのようなシステムを利用すると、良いのでしょうか？自社サイトにぴったりの予約システムを導入できるよう、選び方のポイントを解説します。
目次
予約システムとは
予約システムとは、予約に関連する業務をクラウド上で一元管理することができるシステムです。
予約システムを導入することで、予約受付の自動化や予約情報のデータ化が可能になります。
顧客の予約情報がリアルタイムで随時更新されるようになり、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
予約システムでできること
自社サイトに予約システムを導入すると、どのようなことができるのでしょうか？予約システムでできることを知り、まずは導入後のイメージをつかみましょう。
予約受付の自動化
予約システムを導入すると、自社サイトを通して予約受付ができます。従業員のいない業務時間外でも自動的に予約受付ができるので、自社サイトの集客能力を高めることも期待できます。
加えて、電話やFAXなどで受け付けた予約も、システム上で一括管理可能です。これまで手動で行っていた作業を自動化できるため、業務の負担やミスの軽減につながります。
活用シーン例
他店に予約システムがある場合、導入していないことで潜在顧客を逃している可能性があります。例えば、飲食店は予約する場合、電話予約のみだと利便性が悪く利用しにくいと感じる人もいるのです。
また、予約システムが広まっている美容室では、予約システム経由で割引メニューが適用されることもあります。お客様のメリットが大きいため、予約システムの利用者が多いのです。
そのため、システムの導入により、お客様の増加や流出の防止が期待できます。
クリニックで導入するときには、予約時のフォームに来院目的を記入してもらいましょう。予約にかかる手間を減らすだけでなく、来院時の対応をスムーズにできます。
予約情報のデータ化
システムで入力されたお客様の予約情報は、自動的にデータ化されます。氏名や連絡先はもちろん、利用日・利用サービス・金額などもまとめてデータとして収集できるのです。
これらのデータは、システム上からcsvやExcel形式のファイルとして出力できるケースが多くあります。利用状況やリピート率などを簡単に分析できるので、今後のサービス向上や集客方法のブラッシュアップに役立てられます。効果的な施策を論理的に導き出すヒントとして利用できるのです。
予約システムの提供形態
提供形態にはクラウド型、オンプレミス型があります。それぞれのメリット・デメリットを理解して自社の状況に合った提供形態を選びましょう。
導入しやすいクラウド型
クラウド型の予約システムは、『インターネット経由』で動作します。そのため、自社にインターネット回線とパソコンがあれば、システムにログインしてすぐに使えます。
また、サーバーの設置や専用ソフトウエアのインストールや初期設定といった手間がかからないので、IT関連の専門知識を持つ人材がいなくても、比較的簡単に管理できます。初期費用を安く抑えやすいのも魅力です。
ただし、インターネット回線の状況に影響を受けやすいという点はデメリットといえます。何らかの理由でインターネットが利用できなくなると、予約システムにもログインできず、システムを活用できないのです。
自社で管理できるオンプレミス型
自社サーバーにソフトウエアをインストールする方式を、オンプレミス型といいます。
クラウド型がインターネット上に予約システムのスペースを借りる賃貸オフィスだとすると、オンプレミス型は自社にシステムを構築する自社ビルのようなものです。
自社ビル購入に多額の費用が必要なのと同じように、オンプレミス型で予約システムを用意しようとすると、初期費用は高くなります。
加えて、メンテナンスも自社で随時実施しなければならず、手間もコストもかかるのです。
ただし、自社に合うようカスタマイズがしやすいため、オリジナルの予約システムを構築したい場合に向いています。また、セキュリティ対策も、自社の基準に合わせた対策を取り入れることができます。
予約システム導入のメリット
自社の状況に合わせて予約システムの種類を選び導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？
ヒューマンエラーを防げる
まず挙げられるのは、『ヒューマンエラーの防止』ができるという点です。全ての予約を人の手で行っていると、予約表のチェックミスといった理由で、日にちや人数の取り違え、ダブルブッキングが発生する可能性があります。
予約システムなら、予約できる日時のみをお客様に表示しますのでダブルブッキングの心配はありません。また、人数や日にちなどの予約情報についてもお客様が予約フォームに直接入力しますので、取り違えも起こりません。
キャンセル対応がスムーズになる
キャンセル対応がスムーズになるのも予約システム導入のメリットです。人が対応すると、キャンセル処理が完了するまでに時間がかかりますので、申請したお客様はちゃんとキャンセルがされたか結果の連絡を待たなくてはなりません。
システムでは自動でキャンセル処理ができ、即時に予約表にも反映されお客様の利便性も高まります。
また、キャンセル待ちをしているお客様がいる場合には、キャンセルが発生した時点で通知することもできるため、機会損失を減らすことができます。
24時間いつでも予約できる
予約システムは24時間365日いつでも稼働しています。そのため、お客様にとって『都合の良いタイミングで予約できる』のです。
電話のみで予約を受け付けている場合、店舗の営業時間内に予約ができないというお客様もいます。いつでも予約できるシステムがあれば、そのようなお客様の取りこぼしを防げるのです。
そのため、人件費や労力をかけずに、顧客数アップや売上アップにつなげられる可能性があります。
合わせて読みたい記事「フォーム作成ツールのメリットは？主なツールの使い方まとめ」
予約システムの導入方法と料金目安
予約システムを導入するには、複数の方法があります。それぞれの難易度や料金を比較し、ぴったりの方法を選ぶことが大切です。
WordPressなどオープンソースを利用
まず紹介するのは、WordPressに代表されるオープンソース型CMSで自社サイトや予約専用のサイトを作り、そこに予約システムを埋め込む方法です。
WordPressには、プラグインというさまざまな機能をプラスできる追加パーツがあります。予約フォームや予定管理の機能を追加するプラグインで、サイトを通した予約の自動化ができるのです。
ただし、自社サイトに合うように、デザインの変更や、項目や機能の追加が必要なケースもあります。
カスタマイズにはプログラミングが必要なケースもあり、専門知識がないと難しいかもしれません。しかし、プラグインは無料で利用できるものもあり、『知識さえあれば安く導入できる』というメリットがあります。
ASP（アプリケーションサービスプロバイダー）を利用
技術的な手軽さと料金のバランスが良いのは、ASPを利用する方法です。
ダウンロード不要で、難しい設定や面倒な手続きがありません。契約すればその日から使用できるため、『スピーディーに予約システムを導入できる』のです。
集客機能やポイントカード機能などを備えているASPもあります。しかも、これらの機能やシステムそのもののメンテナンスはASP側が実施するため、自動的に最新の状態で使用できるのです。
費用が比較的安いのもポイントです。中には月額0円で使用できるタイプもありますし、大規模店向けの10万円以上のプランもあります。予算や規模に合ったサービスを選びやすい仕組みです。
独自開発を検討してみる
オープンソースやASPで自社にぴったりの予約システムが見つけられない場合には、独自開発を検討するのも良い方法でしょう。
自社の環境や、予約システムに求める機能を考慮して、自社に合うようにプログラムできます。必要な機能を充実させ、不要な機能を省くことで、無駄のない使いやすいシステムに仕上がるのです。
また、デザインも、サイトになじむように作成したり、ブランドイメージに合うように調整したりできます。
高度なカスタマイズができる分、費用は高額です。150万～200万円程の初期費用に、サーバーの設営や運営にかかる費用も考慮しなければいけません。
専門的な知識が必要不可欠のため、社外のシステムエンジニアに依頼するのが一般的です。
予約システムの選び方
さまざまなサービスから予約システムを選ぶときには、どれが良いか迷うこともあるでしょう。そのようなときに、システム選びの基準となるポイントを解説します。
目的に合っているか
基準として、まずは自社の店舗やサービスに合う予約システムかどうかを判断しましょう。予約システムの中には、美容室向けやクリニック向けというように、特定の業種に特化したタイプがあります。
業種に特化しているタイプなら、より使いやすい機能が利用できたり、業種に合った言葉づかいで違和感のない予約フォームを設定できるでしょう。
店舗やサービスの規模で選ぶことも大切です。予約システムの料金は、月間予約受付数で決定することも多くあります。
実際の予約数より多い数で契約をすると料金が高くなりすぎますし、少ない数での契約では必要な機能を満たせません。規模間の合うサービスを選ぶことが大切です。
セキュリティ対策は万全か
予約受付をするときには、氏名や電話番号・住所などの個人情報を入力してもらいます。決済の機能も合わせる場合には、クレジットカードの情報も取得することがあるでしょう。
お客様の大切な個人情報を扱うシステムのため、十分な『セキュリティ対策』が行われているかどうか、確認してから導入することが大切です。
目安として、プライバシーマークやISMS認証などを受けているかどうかチェックし、自社のセキュリティ要件を満たしているか確認しましょう。
予約フォームの見やすさ、カスタマイズのしやすさ
使いやすい予約フォームは、お客様が途中で離脱するのを防ぎます。そのため、予約画面のデザインが分かりやすいものを選びましょう。使いやすくカスタマイズしやすいとベストです。
レイアウトが見やすく、文字が読みやすいことはもちろん、次に何をすれば良いか明確になっていることもポイントといえます。
例えば、次に押すボタンが分かりやすいよう、予約ボタンの形状や色をそろえることや、近くに配置することを意識します。
また、余計な情報もお客様を迷わせる原因になるため、できるだけシンプルな設計になっていることも大切です。パソコンだけでなくスマホやタブレットから予約をする方も増えていますので、マルチデバイス対応であることも確認しましょう。
予約システムの会員機能
会員機能がある予約システムは、お客様の利便性が向上することで、より利用してもらいやすくなることが期待できます。
会員予約とゲスト予約の違い
予約システムに会員機能がある場合、両者にはどのような違いがあるのでしょうか？
会員は、あらかじめ会員情報を登録しているお客様です。氏名・電話番号・住所などを登録しているため、予約時に入力する手間が省けます。キャンセルの手続きも予約システムを通してできるため便利です。
ゲストは、会員情報を登録していない人です。予約のみをするため、情報を毎回入力しなければいけません。また、キャンセルが必要なときには、電話やメールで連絡しなければいけないこともあります。
両立型も可能
会員予約とゲスト予約はどちらか一方だけではなく、お客様に選んでもらえるように『両方設置』しておくこともできます。
繰り返し利用するリピーターは、個人情報の入力を省ける会員予約の方が使い勝手が良いですし、試しに使ってみるという場合にはゲスト予約の方が気軽です。
使いやすい予約方法を選べる仕様なら、リピーターも新規客も利用しやすくなります。
同時に、ゲスト予約からワンクリックで会員登録ができるようにしておくと、次も利用したいと思ったお客様にリピーターになってもらいやすいでしょう。
予約システム導入時の注意点
予約システムの導入検討時には、自社の業種やサービスに最適なシステムの選定・開発が重要となります。
自社に必要な機能を見つける
自社のサービスに必要な機能を見つけることで最適なシステムの選定・開発が可能になります。自社に必要・不必要な機能を見分けることでコスト削減にも繋がります。
集客はできない
予約システムに搭載されている基本機能は、あくまでも顧客管理のみです。業務効率化や機能に伴う売上の向上は見込めますが、直接的な集客効果は見込めない場合があります。
必要な便利機能をチェック
あるとより使いやすくなる便利機能には、どのようなものがあるのでしょうか？予約システム選びでは、便利機能をチェックして必要な機能を備えているものを選びましょう。
予約と決済が同時に行える
予約をしたお客様には、漏れなく来店してもらいたいものです。そこで活用できるのが『決済機能』です。予約と同時に、クレジットカードや電子マネーなどで事前決済ができれば、前払いで料金を受け取れます。
既に料金を払っているため、いわゆるドタキャンが発生しにくくなるのです。来店時に決済の手間が省けるという点で、お客様にとってもメリットのある機能といえます。
他サービスとの連携ができる
外部サービスと連携できる予約システムを選ぶと、予約獲得がしやすくなることや、リピート率アップに役立つ可能性があります。
例えば、自社サイトや予約システム以外にも、外部サービスで店舗やサービスを発信できるため、お客様の目に触れる機会が増えるのです。その結果、予約獲得につながりやすくなります。
また、既に会員登録をしているお客様には、スマホのプッシュ通知による情報配信が便利です。イベントやキャンペーンに合わせて発信することで、リピート率アップに役立てられます。
メール配信機能
システム上で管理している情報をもとに、メール配信ができる機能があると、お客様のフォローがしやすくなります。
例えば、予約したお客様に対して、予約日の前日にメールを送る設定をしておくと、ドタキャンや予約日忘れの対策が可能です。
また、お客様からの問い合わせに、一次対応のメールを自動返信できる機能も役立ちます。何も反応がない状態で待たされることはストレスです。スピーディーな一次対応が、お客様の満足度向上につながります。
予約システムを最大限に活用するポイント
導入した予約システムを活用するためには、自社サイトを改善する必要があるかもしれません。お客様にとってどのような作りになっていると使いやすいのか、情報を分析して改善しましょう。
予約画面までの導線づくりが大切
導入したシステムからのネット予約を促すためには、予約画面までの導線を確保することが大切です。
例えば、自社サイトや公式ブログに、予約ページへのリンクを設置します。目立ちやすいバナーでリンクを設置すると、予約をしたいお客様がクリックしやすいかもしれません。
導線作りは、サイトやブログだけではなく、店舗でも行います。
これまで電話予約をしていたお客様に、『ネット予約が便利です』というアナウンスをしたり、予約ページの二次元コードが印刷されたショップカードを配ったりするのです。
効果測定を行う
導線がうまく機能しているかどうかを確認することも大切です。そのために、予約ページに解析用のタグを設置します。
解析をすると、どのくらいのお客様がどこから予約ページに訪れているかが明らかです。その結果、自社サイトからはそれほど訪問者がいない、ということが分かるかもしれません。
その場合、自社サイトからの訪問者数が増えるように施策をするのか、現在多くのお客様が訪問しているチャネルを強化するのか、戦略を考えて改善できます。
まとめ
予約システムを利用すると、これまで従業員が対応していた業務を自動化できます。複雑なキャンセル待ちの対応も、システムで自動的にできるのです。その結果、ダブルブッキングといったミスを減らせます。
加えて、24時間予約受付ができ、潜在顧客を取り逃さない点もメリットです。便利な予約システムを導入する方法には、手軽なクラウド型や自社仕様のシステムを構築できるオンプレミス型があります。
料金はもちろん、自社に必要な機能やセキュリティの要件を満たしていることを確認した上で、システムを選択することが大切です。
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