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ARTICLEホテルの予約管理システムの仕組みとは？PMSやサイトコントローラーの概要
美容院やレストラン、セミナーなど、予約システムを利用する業種はさまざまで、業種に合ったシステムが求められます。ホテルの予約にはどのようなシステムを導入したらよいのでしょうか。PMSやサイトコントローラーについて解説します。
ホテルの予約管理システムとは
飲食業やイベントなど、現代ではさまざまな業種で予約システムが活用されています。予約システムは、それぞれのお店や業種によって、機能やデザインが異なります。
ホテルの予約には「PMS」というシステムが利用されます。聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。PMSについて、具体的にどういうものかを、まずは解説します。
PMSと呼ばれる
PMSとは「Property Management System」を略した言葉で、広義的にはホテルや旅館の管理システムのことを指します。一般的には、宿泊部門の管理システムを指す言葉です。
サイトコントローラー（複数の予約サイトを一元管理するシステム）と連携し、ホテル運営をサポートするために利用されます。
PMSの機能と役割
ホテル運営は、チェックイン・アウト、空室状況、予約状況や料金の精算など、管理すべき情報が多岐にわたります。
PMSはこれらの情報を一元的に管理するためのシステムです。そのために以下の機能を有しています。
- 予約管理機能
- フロント管理機能
- 顧客管理機能機能
- データの集計や分析機能
主に、ホテル施設内のフロント業務を管理するのがPMSの役割です。
ホテル予約管理システムについての詳細は、「ホテルの宿泊予約管理システムとは？導入メリットや比較ポイントを解説」をご一読ください。
ホテルの予約管理システム(PMS)のメリットと選び方
PMSを導入することで、ホテルはどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
予約管理の負担減と効率化
予約管理は、宿泊者の名前や連絡先、プランや宿泊日数などの細かい情報と、ホテル側の空室状況を的確に管理することが求められます。
細かい部分まで管理が行き届いている必要があり、紙の台帳やExcelなど、手動入力での記入はミスが出てしまう可能性も否めません。
さらにこれらの管理業務を人の手で行うには、小まめな確認作業も必要になってきますし、修正には手間がかかります。
PMSを導入することで、入力が自動化されるため、数値のミスを防げますし、空室状況と合わせて予約を受け付けることができるので、ダブルブッキングや、満室なのに新たに予約を受け付けてしまうようなミスは防げます。
入力・修正・確認作業の労力が減るため、従業員の負担減と同時に、業務効率化につながるのです。
顧客管理の精度向上
リピーターを獲得するには、食事の好みや家族構成、アレルギーなどの情報を把握しておくことが重要になります。
2度目に泊まりに来たときにアレルギーに対する配慮や、好みに合わせた料理が出てくれば、満足度は高くなります。泊まるたびに毎回アレルギーや好みをホテル側に伝える手間も省けるでしょう。
PMSを導入することで、顧客情報にそういった情報を記載できるので、管理制度が向上し、満足度の向上や集客力のアップに結びつきます。
会計業務の効率化
精算や請求領収書の発行・転記、各売掛台帳の管理など、会計・経理業務は多くあります。
例えば従来の会計業務では、従業員が売上の集計を行うのが一般的でしたが、時間や手間がかかる上にミスが発生しやすく、課題となっているホテルも多い状況でした。
ですがPMSによって、集計・入力業務と、領収書の発行といった業務も自動化ができるため、ミスが減るだけでなく、従業員の負担を削減して、効率アップにつながるのです。
導入メリットについての詳細は、「ホテルの予約管理システムとは。導入メリットや比較ポイントを解説」をご覧ください。
サイトコントローラーの重要性
PMSとサイトコントローラーは、連携して使われることが多くあります。ホテル経営をより効率化していくために、サイトコントローラーの重要性についても知っておきましょう。
複数の予約システムを一元的に管理
予約件数を増やすためには、いかに予約の窓口を多く持つかが重要になってきます。自社サイトだけでなく、複数の予約サイトを使うのが一般的です。
しかし予約サイトを複数利用した場合、一つの部屋に複数のサイトから予約が同時に入ってしまうなど、予約管理に混乱をもたらすことがあります。
サイトコントローラーは、普通の予約サイトを使った場合の予約情報を一元化するためのシステムです。
参照：予約システムで煩雑な業務を自動化。こだわって選びたいポイントは？
サイトコントローラーの仕組み
サイトコントローラーは予約サイトの情報を一元化することに加え、空き状況や料金の管理、どの予約サイトからどんなユーザーが訪れているのかといった分析などを行うことができます。
サイトコントローラーとPMSを連携して導入するホテルは少なくありません。
PMSは主にホテルのフロント業務を担当し、サイトコントローラーは内外の販売チャネルを一元化するという、それぞれ別の役割を担います。この二つのシステムは双方の機能を補い合い、より業務を効率化させることができます。
まとめ
ホテルの予約管理業務が従業員の負担になっているケースは少なくありません。そこでPMSを導入し、予約管理業務を自動化することで業務効率化や負荷軽減につなげてみてはいかがでしょうか。
PMSはサイトコントローラーと連携させることで、より効果を発揮するでしょう。業務効率化と顧客満足度向上を図るために、予約システムの改善は不可欠といえます。
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