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ARTICLEワークフローシステムで電子稟議化！導入メリットを紹介
海外の企業と比べ、日本企業は意思決定が遅いといわれることがあります。その理由の一つに稟議制度が挙げられます。稟議制度の問題点は、ワークフローシステムを導入することで改善されます。稟議制度を見直し、意思決定のスピードアップを図りましょう。
目次
稟議制度の役割と課題
稟議制度とは、自身の権限で決定できない内容について申請を行い、上層部で回覧し、承認をもらう手続きのことです。
この稟議制度は、実のところ、欧米ではあまり一般的ではなく、日本特有の制度です。稟議制度の役割と課題について、まずは考えてみましょう。
体系的な管理のための制度
稟議制度の良いところは、組織全体の意思を統一しやすいという点にあります。複数人から承認を得るので誤った決定を下す可能性も低くなるでしょう。
物品の購入なら適正価格で販売されているか、出張の申請なら、その出張は必要かどうかなどが正しく判断されるようになります。さらに、経理スタッフが正しく機能しているのかを確認する機会にもなっているのです。
稟議制度があることで、業務に対する管理・監視を体系的に行うことができます。
スピードやコストが課題
しかし、この稟議制度が、近年のグローバルなビジネスに取り組むにあたって問題視されることが多くなってきています。その理由は、意思決定の遅さです。
複数人からの承認を得る以上、ささいな決定であっても時間がかかります。重要な決定で、回覧する人数が増えれば、承認を得るために1週間以上かかることもあるでしょう。特に紙面で稟議書を作成している企業では、この傾向が顕著になります。
また、紙面での稟議書は紙代や印刷代、保管や廃棄のためのコストがかかります。稟議を頻繁に行うような企業の場合、コスト負担がそれだけ大きくなってしまうのです。
ワークフローシステム（電子稟議）導入で効率アップ
稟議のワークフローをシステム化することで、コストやスピードといった課題の解決を図ることが可能です。システムを導入することでどのようなことができるようになるのでしょうか。
ワークフローシステムとは
ワークフローとは、業務の一連の流れのことです。稟議であれば申請からの回覧、承認・決済、保管という流れがワークフローになっています。
ワークフローシステムとは、この一連の流れをクラウドサービスやソフトウェアを用いて作業の電子化・自動化を行うものです。
ワークフローシステムは、組織に対しさまざまなメリットをもたらします。
稟議書の電子化が可能
ワークフローシステムでは、稟議書は電子化されます。回覧・承認・保管の全てのプロセスがデータ上で行われるようになります。
稟議書の内容や項目によって、あらかじめ回覧する人を設定しておくことも可能です。わざわざ従業員が持ち運びしなくてもよくなりますし、保管する手間もなくなります。
BPMとの違い
ワークフローシステムと類似するシステムにBPM（ビジネスプロセス・マネジメント）があります。この二つのシステムの違いについても把握しておきましょう。
BPMとは、製造業における業務プロセスの実行・管理を支援するシステムのことで、主にPDCAサイクルのサポートを行います。作業工程や作業時間、コストなどを把握し、より効率的な作業プロセスを検討するためのシステムになります。
一方でワークフローシステムは、申請・手続きを行うためのプロセスを管理するシステムです。ワークフローシステムに必要なのは決裁ルートの作成やステータス管理機能ですが、BPMでは業務をモニタリングする機能が必要になります。
こうした役割の違いから、必要となる機能もそれぞれ異なります。
ワークフローシステム(電子稟議)の主な機能
稟議制度の自動化・電子化を行うワークフローシステムに備わっている主な機能について見ていきましょう。
フォーム作成や経路設定
稟議制度では、まず申請書を作成するところから始まります。出張許可や備品の購入、経費の申請など内容はさまざまですが、あらかじめ申請内容ごとにテンプレートを用意しておくことで、入力作業が楽になります。
ワークフローシステムの中には、デザインやレイアウトを変えられるもの、入力についてもある程度自動化できるものなど、フォーム作成の機能も異なるため、自社に適しているものを選ぶとよいでしょう。
また、申請書の種類によってあらかじめ回覧ルートを決めておくことも可能です。紙面の稟議書では、次は誰に回すのかを逐一確認する必要がありましたが、ワークフローシステムではそのプロセスはなくなります。
承認や差し戻し
ワークフローシステムを使えば、承認や差し戻しといったステータスも自動で変更されます。承認する場合に、わざわざハンコを用意する必要もなく、差し戻しを行った場合、修正した申請書を再発行する手間もかかりません。
差し戻し理由にコメント付けられる、個別にチャットで連絡できるといった機能が備わっているものもあり、差し戻しの工数を減らせるだけでなく、コミュニケーションツールとしての役割も担うことができます。
他システムとの連携
自社で使っている他のシステムと連携できるシステムもあります。会計システムと連携して、金額やコストの妥当性についてすぐに確認できるようにしたり、あるいは社内の物品を管理しているデータベースがあれば、新たに購入する備品が妥当かどうかの判断ができたりします。
社内の他システムと連携することで、承認に必要な情報を付与する、確認のために他の部署に問い合わせるといった手間がなくなるのもワークフローシステムの特徴といえるでしょう。
ワークフローシステム(電子稟議)導入によるメリット
ワークフローシステムを導入した企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。業務効率化やコストの面から解説します。
労力やコストの削減
システム化による最も大きな恩恵は、コストや労力の削減です。上述したように、紙代や印刷代がかからないのはもちろんですが、 郵送代や保管スペース・管理費をカットできるのも大きな利点でしょう。
全ての管理が電子上で行えるので、実際に書類を持ち運んだり、処分したりする人の手間も省けます。電子データの場合、書類の検索がPC上の操作のみで行えるので、探す作業が大きく低減するのもメリットといえます。
一度にかかるコストや労力は小さなものであっても、長期的に見てみると、大きな経費削減に結びつけることができます。
承認までのスピードアップ
紙の稟議書の場合、承認者から次の承認者へ書類を回すのに時間がかかります。まして、別の建物にある部署や、他県・海外にある会社へ稟議書を回す必要があるとなれば、全員からの承認が得られるまでにかなりの時間がかかってしまうこともあるでしょう。
承認者が外出中、休暇を取っている場合、帰ってくるまで待つということも珍しくありません。
しかし電子データであれば、メールのように簡単に送受信ができるので、距離に関係なく素早く書類を相手に送ることができます。モバイルに対応しているのであれば、外出中や出張中であっても 閲覧・承認が可能です。
このような点から、承認までのスピードアップが見込める、日本企業の欠点といわれている「判断が遅い」という問題点をクリアすることができます。
管理が楽にできる
紙の稟議書の場合、保管に手間がかかります。種目・時系列によって保管ファイルを変える必要があり、頻繁に稟議が行われる会社ではかなりの量になります。紙は経年劣化もしますし、紛失のリスクも低くはありません。
しかしシステムでは、保管場所が項目や時系列によって自動で振り分けることも可能ですし、紙と違って経年劣化することもありません。保管スペースは電子上なので、ファイル棚も不要です。
バックアップ機能があれば、紛失するリスクも軽減されるでしょう。
ワークフローシステム(電子稟議)導入の注意点
システムにはここまで解説してきたようなさまざまな機能・メリットはあるものの、実際に導入するとなれば、旧制度との摩擦など、問題点も生じます。
どのような問題点が生じるのかを、導入前にしっかりと把握しておきましょう。
設置や運用のコストがかかる
まず、システムの設置や運用にはコストがかかります。オンプレミス型ならライセンス料、クラウド型であれば、初期費用と毎月の利用料金が発生します。
自社で設計する場合にも、エンジニアの人件費やサーバー代が必要です。
加えて、紙の申請書から必要なものをデータ入力したり、システムの使い方に関するマニュアルの作成、利用者への研修といったコストも発生することを認識しておきましょう。
保守者や管理者が必要
ワークフローシステムに限りませんが、システムを運用する場合には保守・管理者が必要です。
システムに問題が発生した場合にすぐに修正できる作業者の確保や、システムを利用できる人間に権限を付与する管理者は不可欠です。
保守者は、問題に対処するためにシステムを扱う上でプログラミングなどの専門知識を有していることが求められます。外部にサポートを求めるなら、それだけコストも負担しなければなりません。
管理者がいなければ、部署異動や承認者や承認ルートに変更があった場合に、対応ができなくなってしまいます。スピーディに対応するためには、通常の業務とは別に、管理者を任命するのが理想的です。
直観的な操作ができなければ非効率に
システムは使用者が使いやすいものでなくてはなりません。入力項目、承認後のステータス変更や他の人の送信する操作が分かりにくいUI（ユーザーインターフェース）の場合は操作が難しくなってしまい、かえって時間がかかってしまいます。
また、入力項目の増減やレイアウトの変更などのカスタマイズを行う際に、エンジニアしか変更できないような難易度の高いシステムだと、社内エンジニアがいない場合、カスタマイズお気軽に行えない欠点も出てきます。
ワークフローシステムのタイプ
ワークフローシステムには大まかに下記の3つに合わせたタイプがあります。
- 企業規模で判断するケース
- Excelの申請書を活用したいケース
- 合わせてバックオフィス業務も効率化したいケース
企業の課題によって対策するべきことが変わってくるため、その都度課題と改善の方向性を定めていくことが重要でしょう。
次の章から製品のサービス比較のポイントについて解説していきます。
製品やサービス比較のポイント
ワークフローシステムには、 ASP型のものやクラウド型、業務全般に幅広く対応できるものや特定の業種に特化したものまでさまざまです。
その中で、自社に最適のシステムを選ぶためには、製品やサービスのどのような点を比較すればよいのでしょうか。
1人あたりのコスト
1人あたりのコストに注目しましょう。クラウド型では、アカウント一つにつきいくら、と計算するところもありますが、自社制作やオンプレミス型の場合は、アカウント一つごとの費用が発生するケースはあまりありません。
クラウド型とオンプレミス型は金額感が異なりますので、1人あたりのコストで算出するのがポイントです。オプションを付けるのかどうか、使用期間もあわせて、総合的に判断しましょう。
トライアルの有無
あらかじめ説明を受けていても、実際に使ってみると想定通りの使用感でなかったり、別の機能が欲しくなることはよくあります。本契約後に製品を乗り換えるのは難しいですし、それまでかけたコストや準備期間が無駄になってしまいます。
こういったトラブルを防ぐためには、 実際に使ってみるのが1番です。トライアルがある製品・サービスは積極的に利用して、使用感を確かめましょう。
クラウドかオンプレミスか
クラウド型とは、システムやサーバーシステム側に情報を保管する利用形態です。一方、オンプレミス型は自社のサーバーを使い、ライセンスを発行し製品を使用します。
大きな違いは、クラウド型の場合、データや製品の管理は事業者側が主導で行い、オンプレミス型は自社側で行うという点です。
オンプレミス型はこれにより、製品をカスタマイズしやすいというメリットがあり、クラウド型は製品の仕様変更が合った場合はそれに従わねばならず、またサービスの終了やメンテナンス時には使えなくなってしまうというデメリットがあります。
ただしクラウド型にも良い点はあります。それは、アップデートやカスタマイズ、データの管理などを全てサービスを提供している事業者側が請け負ってくれることです。
一方のオンプレミス型は、サーバーの管理やメンテナンス、システムトラブルを自社で対応しなければなりません。
また、クラウド型はオンプレミス型に比べると導入費用が圧倒的に安いというメリットがあります。
セキュリティ体制
自社の重要データを扱うわけですから、セキュリティは大切です。通信の際に暗号化が行われるか、ログインする際に認証機能があるかなど、基本的なセキュリティが備わっているかどうかを確認しましょう。
サーバーに簡単にアクセスできない仕組みや、内部の人間が外に簡単にデータを持ち出せないように利用制限ができるかどうかにも注目です。
外部システムとの連携
社内で利用しているグループウェアや管理システム、人事システムなどと連携が可能かどうかを確認しましょう。
連携が取れない場合は、稟議書作成の際にどちらのシステムも立ち上げて数字や内容を逐一比較する、あるいは膨大なデータを連携できるシステムに移行する手間が発生します。工数が増加すると、システムを導入するメリットが薄れてしまうでしょう。
また、新システムに合わせる形で今までの業務についてもフローの見直しが必要になってしまいます。社員の負担が増えるだけでなく、システムを跨ぐことによるミスの発生率も高くなりがちです。
ワークフローシステム(電子稟議)導入のポイント
システム導入を成功させるには、システムの選定だけをしっかり行うだけでは足りません。社内でシステムを受け入れる準備を整えておくことも重要になります。
導入準備をしっかり行う
システムを導入する前に、問題点の洗い出しを行っておきましょう。現在の稟議制度でどのような問題が発生しているかを調査します。
申請者や承認者から問題点をヒアリングしておくのもよいでしょう。申請から承認までの時間が遅いという問題点があるとすれば、どこがネックになってその問題点が発生しているのか洗い出し、必要ならフローの見直しを行います。
また、システム導入後は既存のルールの中で必要のない作業や、不要な規則が出てくるので、こうしたものについては先に削除・変更を行っておきましょう。システム導入は、既存のルールを見直す機会でもあります。
社員への説明と浸透
システムが新しく導入されることにより、フローがどのように変わるのか、システムにはどんな機能があり、どのように使っていくことになるのかなどを、事前にしっかりと説明しておかないと、導入後に混乱が生じる可能性があります。
研修や説明の機会を設け、社員に納得してもらった上で導入しましょう。その後は、操作に関して疑問や不満がないかを随時確認したり、サポート窓口を設けたりなどして、システムが浸透していくよう働きかけていくことが重要です。
ワークフローシステムの導入方法は、「電子稟議は複雑な規程にも対応可能。メリットや設定方法とは」をご一読ください。
まとめ
従来の稟議制度は方向性の共有漏れや間違いが起きにくいなどのメリットはあるものの、市場の流れが速い現在のビジネスから見ると、企業の動きが鈍くなってしまう問題があります。特に紙の稟議書で稟議を進めている場合、問題はより深刻です。
ワークフローシステムを導入することで、稟議制度のフローを自動化、稟議書の電子化ができ、この問題を解決することができます。
ワークフローシステムには申請書のテンプレート化や申請ルートをあらかじめ登録しておく等の機能が備わっており、コストと時間を一気に削減することが可能です。
システムを導入する際には、複数のシステムの特性やコストを比較し、自社にあったものを選びましょう。その際、現状の問題点の見直しや社員のサポートなど、システムを浸透させるための準備も欠かすことはできません。
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