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ARTICLE稟議書の電子化とは？システム導入のメリット・デメリットと選び方
DX化の一環として稟議書を電子化する企業が増えており、自社で電子化を検討中という企業担当者の方も多いのではないでしょうか。この記事では、稟議書を電子化するメリット・デメリットについて、背景や注意点とあわせて解説します。ワークフローシステムの導入による業務効率化について、考えていきましょう。
そもそも稟議制度とは
稟議制度は特に日本企業で採用されていることが多いようです。海外から来た人の中には稟議制度自体を知らなかったり、馴染めなかったりするといった報告もあるようです。稟議制度のもたらすデメリットが、企業にとって課題になっていることも少なくありません。
電子化について考える前に、稟議制度とはどういった制度なのかを、今一度確認しておきましょう。
体系的な監視や管理をもたらす
稟議制度とは、自分の権限だけでは決定できない内容を書類にまとめて、決定権のある立場の人に申請、承認してもらう手続きのことです。「決裁」と似ていますが、決裁は1人に対して申請するのに対し、稟議では権限を持つ複数の役員や上司に対して書類を回覧し、承認を得ます。
申請内容を関係者で共有でき、複数人による判断によって間違った判断を下しにくいという特性を持っています。
稟議が必要な内容とは
稟議制度は「自分の権限で判断することはできないものの、 会議を開くほど審議が必要ではない内容」を対象として行われることが多いです。
細かいことを決めるために逐一会議をしていたのでは効率的ではありません。稟議制度は会議を省略しつつ、関係者の判断を仰ぐことが目的です。主に以下のような 内容に対して稟議が用いられます。
- 外部企業との契約
- 事務用品や備品の購入
- 出張やスケジュールの許可
- 経費の有効性
- 新入社員の採用
企業によっては一定以上の金額が動く場合は稟議が必要と社則で定めていることもあります。
従来の社内稟議の問題点
現在では当たり前のように実施されている社内稟議ですが、実はいくつかの問題点があります。とりわけ紙の書類を使って稟議を進めている現場で、その問題は顕著に現れるでしょう。
それは「承認までの時間」と「稟議書の保管」についての問題です。それぞれ詳しく解説していきます。
承認までに時間がかかる
稟議には通常、複数の承認者がいます。そのため、最終承認までに時間を要する場合が出てきます。例えば、紙の稟議申請書を使っている場合、承認者が出張で不在の場合は帰ってくるまで待たなくてはなりませんし、遠方の支店に勤務している場合は稟議書を郵送して承認を仰がなくてはなりません。
稟議書の保管・検索に手間がかかる
頻繁に稟議の申請がある企業では、紙の稟議書を保管するのにも手間がかかります。
紙は経年劣化しますし、あとから以前の申請を遡って見たい場合は検索性が良いとは言えません。また、稟議の進行状況をリアルタイムで確認することができません。
総務省管轄の行政情報サイト「e-Gov」では、政府の取り組みとして会議のペーパレス化などを紹介しています。2017年に策定された「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」にも、電子化を積極的に推進していくことが記載されています。
電子化が進んでいるのは企業も同じです。スマートフォンの普及、インターネットを積極的に活用する企業も増え、企業の持つデータや書類を紙から電子に切り替える試みは積極的に行われています。
官民一体となって、今後も電子化はさらに波及していきそうです。
出典：e-Gov 会議のペーパーレス化等（総務省行政管理局の取組事例）
多様な働き方を提案できない
従来の社内稟議には、もう1つ大きなデメリットがあります。それは「多様な働き方を提案できないこと」です。
コロナ禍により、多くの人・会社が現状の働き方について考えるようになりました。今では、リモートワークや遠隔ビジネスが当たり前のように実施されています。
紙の書類を使った社内稟議は、そうした新しい風潮が入り込むのを遮断してしまい、多様な働き方が提案できなくなってしまいます。それすなわち、人材獲得市場において劣勢を強いられるかもしれない、ということなのです。
印鑑も見直しの流れ
ペーパレスに合わせて、印鑑による承認も見直しの流れがあります。印鑑は基本的に紙とセットです。 印鑑を使うには、まず申請書を作成して、そこに押印する必要があります。本人確認がとれる、代理人の承認でも可能というメリットもあり、法的効力を持つような重要書類には、現在でも印鑑が使われるのが一般的です。
しかし、ビジネスの場に置いて扱われる書類は、常に法的効力が必要なほど重要なものばかりではないでしょう。押印は紙代や手間がかかるため、全ての書類に押印を押すという形式に、待ったの声があがっているのです。
電子帳簿保存法が改正
電子帳簿保存法が2年ぶりに改正され、2022年1月1日から施行されました。この法律は法人税法や所得税などに関わる帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。
今回の改正で、電子データで受け取った書類を紙媒体に出力して保存することが禁止されるようになりました。
稟議書は現在該当しませんが、この法律は社会変化に合わせて頻繁に改正が行われており、直近では2015年、2016年、2020年と改正が行われています。そのため、今後の改正で稟議書も電子化による保存が義務づけられる可能性もあります。
稟議の電子化は社内教育の徹底や紙から電子データへの変換など、移行に時間のかかる課題も多く存在します。社会の変化に対して臨機応変に対応するためにも、早めのDX化を進めることが重要であると言えるでしょう。
稟議書を電子化するワークフローシステム
稟議制度におけるペーパレス・脱印鑑に最適な方法が、ワークフローシステムの導入です。ワークフローシステムがどのような機能を持っているのかをまずは見ていきましょう。
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには、一般的に次のような機能が付属しています。
- 申請書の作成機能
- 稟議承認経路の設定・変更機能
- 申請後の承認・差し戻しの機能
- 申請書の補完機能
- 既存システムとの連携機能
ただし、これらの機能には料金プランによっては使うことができないものも存在します。特に、無料プランでは必要十分な機能が備わっていないこともあるため、自社の要件を満たしているか事前に確認しましょう。
ワークフローシステムは、稟議や決裁などの手続きで利用されるシステムのことです。BPMもワークフローを管理するシステムですが、こちらは主にPDCAサイクルや在庫状況などの業務フローを専門とするものです。この二つの違いは覚えておきましょう。
業務円滑化を図るワークフローシステム
上記の機能によって、稟議書を電子化することが可能になります。また不要となった稟議書についても、一定期間保管した後、自動で削除することも行ってくれます。
承認するのに印鑑はもちろん、電子印鑑すら不要です。稟議書を確認した後にチェックを入れて送信するだけで承認したことになります。 電子署名の法的有効力は、2001年に施行された電子署名法によって保証されているので、印鑑が押していなくても無効とされることはありません。
既存システムとの連携も
ワークフローシステムの中でも、既存システムと連携できることは重要なポイントです。紙の書類であれば、申請書を作成するためには別に資料を見ながら作る必要がありました。しかし会計システムをはじめとした他システムと連携できるようになると、申請書に記載する数字が項目の入力がかなり楽になります。
電子化するだけでなく、それまで申請書作成に必要だった作業や手間を自動化することも可能です。
稟議書を電子化するメリット
ワークフローシステムを導入し、その機能を使うことでどのようなメリットが得られるのでしょうか。効率化やコストの観点から解説します。
紙代や印刷代を削減できる
紙代や印刷代をはじめとした経費を大きく削減できるのが、電子化する最大のメリットと言えるでしょう。ある不動産会社では、電子化によって年間1,000万円もの経費を削減できたといいます。これは、紙代と印刷代だけでなく、管理・回覧するための人件費が削減できたことも大きな要因でしょう。
処分費や管理スペースを確保しておくための費用など、間接的な経費についても削減が見込めます。
保管や検索が簡単
紙の書類を保管する場合、棚を設置し、ファイルごとに項目や時系列で整理し、古くなったものは処分すると言った手間がかかります。書類が多いと、資料室として一室を資料保管のためだけに利用していた企業もあるのでしょうか。
電子化した書類の場合、まず保管するためのスペースがいりません。部屋を埋め尽くすほどのデータ量であっても、すべてサーバーで保管することができます。処分する場合も、期間などを条件に自動で書類を破棄することもできます。
検索も簡単です。キーワードや日付、担当者などの条件によって、必要な書類を簡単に絞ることができます。検索時間が大幅に短縮できるようになるのも、電子化のメリットと言えるでしょう。
現状を可視化する
紙の稟議書の問題は、回覧している間の状態がわかりにくいという点です。今は誰の手元に稟議書があるのか、 その書類はすでに確認が済んでいるのか、それでも回ってきたこと自体気づいているかといった状況を判断できません。
電子化されていれば、管理システムによって誰の手元にあるのかがすぐに分かります。それだけではなく、既に確認済みなのか、それともまだ書類を開封してすらいないのかといった詳しい状況まで判別がつくので、稟議書の置かれている状態をはっきり知ることができるのです。
セキュリティの強化
電子化した書類のセキュリティを不安に思う方もいるかもしれません。サイバー攻撃や情報漏洩などの問題が毎年起こっているのは事実です。
しかし、セキュリティは強化できます。認証を強化して外部の人間が資料を閲覧できないようにしたり、同じ社内であっても、閲覧できる書類に権限をかけるといったことも可能です。システムのやり方次第で、セキュリティをいくらでも強化することができます。コピーや変更があれば、誰が操作したのかを知ることもできます。
翻って紙の書類はどうでしょうか。仮に無断でコピーされた場合でも誰が行ったのかを特定することは困難です。暗号化や認証制限もできません。
セキュリティの面に関しても、電子化した方が安全性が増す可能性が高いのです。
企業のレジリエンス強化に貢献
稟議を電子化することでレジリエンスの強化にも繋がります。レジリエンスとは、災害などの未曾有の事態によって受けた被害から回復し、元の状態へ復旧する能力のことです。
紙媒体で稟議書を保管すると災害などが発生した際に被害を受ける可能性が大きいです。特に、地震などの災害が発生した際には会社施設へ倒壊・火災・浸水といった被害が生じることが予想されます。
社内のモノやお金の動きが記された稟議書は会社機能の復旧において非常に重要です。電子化することで、物理的な紛失や破損などのリスクを紙媒体より低減することができるでしょう。
稟議書を電子化するデメリット
電子化する上で便利な面ばかり増えてきましたが、問題点もあります。あらかじめ問題点を知り、対策を考え、自社の制度を整えておきましょう。
慣れるまでは担当者の負担が大きい
電子化した書類を見る人の中には、電子紙面の扱いに慣れていないという人もいるでしょう。紙の種類の扱いに慣れている人にとっては、導入当初は「電子書類を扱いにくい」という声が上がるかもしれません。
電子書類の扱いや操作方法に関しては、事前説明や研修を行い、導入後もサポートできる体制を整えておくことが大切です。
コストがかさむこともある
ワークフローシステムには分析機能などを備えた高機能なものもあります。こちらは便利ではあるものの、高額な場合も多いのです。
電子化における最大のメリットはコストの削減です。紙による稟議書を作成していた頃よりもコストかかってしまっては意味がありません。 システムとの相性が良くなく、他のシステムに乗り換えるようなことが頻発すると、費用もそれだけかかります。
ワークフローシステムを導入する際には、そのシステムが本当に自社で必要なものかどうかを検討し、トライアルが設けられているのなら積極的に利用して、本格的な導入に踏み切る前に使い勝手を試しておくのもよいでしょう。
既存の書類の電子化に時間がかかる
電子化するにあたって最大の問題は、「既存の紙の書類をどうするか」です。その場で処分できるものは問題ありませんが、法律によって保管しておかなければならない書類もあるでしょう。
スキャナーで取り込むにせよ手入力にせよ、書類の電子化に労力と時間がかかります。仮に紙のまま保管するとなると、保管コストがかかってしまいますし、ある書類はパソコンで呼び出せるのに、別の書類はファイルから閲覧しなければならないといった不便さが生じてしまいます。
稟議書を電子化する際の課題
稟議書導入にあたって、いくつかの課題があります。それぞれの課題をよく理解し、対策を練った上で導入に踏み込む必要があるため、ここでそのポイントを押さえておきましょう。
制度の見直しも必要
電子化するためのツールやソフトを導入するだけでは、スマートな電子化には移行できません。これまでのワークフローを見直し、整理しましょう。
紙の書類のときのルールでも、電子化した際に不要になるルールや、電子化によって新たに設けなければならないルールが出てくるはずです。 これらの見直しを行った上で電子化していかないと、かえって電子化によって負担が増えてしまうこともあります。
新たな制度を設けた上で、それを浸透していくように働きかけることが重要です。
サポート体制の確認も必要
社内外のサポート体制についても確認しましょう。電子化初期はシステムの使い方や制度に関して特に質問が多く来ることが考えられるので、サポート担当を用意しておかないと、通常業務に支障をきたしてしまうことも考えられます。
またソフトウェアのサポートも確認が必要です。クラウド型のシステムを使う場合は特に、システムを提供している事業者がどのようなサポートを行っているのかについて確認する必要があります。
システムの不具合やトラブルが生じたときに、サポートがメールのみでは対応が遅れ、その間の稟議が止まってしまう可能性もあるでしょう。サポートの充実性も、システム選定の段階で確認を取る必要があります。
e-文書法の要件を満たすこと
e-文書法では、電子化する時の要件が定められています。この要件を満たしていなければ電子書類として扱われないので注意が必要です。
書類の種類によってことなりますが、主な要件は以下の通りになります。
- 見読性…明瞭な状態で読めるようにしておくこと
- 完全性…操作ミスで消えてしまったり、改ざんがあった場合に確認できる措置を施すこと
- 機密性…許可した人間のみにしかアクセスができないこと
- 検索性…検索してすぐに表示できるように整備しておくこと
法令によって必要とされる要件も異なります。中には、電子化が認められていない書類もありますので、どのような書類が電子化できるのかを、あらかじめ確認しましょう。
まとめ
稟議書の電子化により、承認速度が上がる、コストが削減できるといった大きなメリットがあります。多くの企業だけでなく、政府も積極的に取り組んでいる課題であり、今後はますますペーパレス・脱ハンコの流れは大きくなっていくことでしょう。
電子化にあたってはワークフローシステムを活用するのが一般的です。申請書作成や回覧を自動化できるため、コストをさらに抑えることにつながります。
電子化するためにはe-文書法で定められた要件を満たす必要があり、書類によっては電子化できないものがあることも知っておかなければなりません。
電子化を推し進め、スピーディーで効率的なビジネスを実現しましょう。
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