電子稟議は複雑な規程にも対応可能。メリットや設定方法とは

電子稟議の導入は、規程が複雑な企業でも可能です。電子稟議を導入することで決裁までのスピードが上がり、進捗の可視化もできます。紙の稟議制度に不満がある方はぜひ電子稟議を検討してみましょう。

稟議書の電子化とは？特徴とメリット

『自分に決定権はないけれど、会議をする程ではない』というときに便利なのが稟議です。従来は紙の稟議書を作成し申請していましたが、最近では電子稟議が増えてきています。

電子稟議にはどのような特徴とメリットがあるのでしょうか？

電子稟議とは？

紙の書類を作成して行っていた稟議を、電子化したのが電子稟議です。

申請者が稟議書を作成し、承認者である上長に提出し、上長がさらに上の承認者に提出し、最終決定者が認否を決定する、という稟議の一連の流れを『全てシステム上』で行います。

これまで使用してきた印鑑も、電子印鑑や承認ボタンに置き換えられているため、紙に出力する必要がありません。

電子稟議のメリット

電子稟議の1番のメリットは、「申請から承認までの時間短縮できる」ことです。

紙の書類で稟議を行うと、承認者全員に順番に回覧しなければいけません。そのため、途中で忘れられてストップすることや、承認者が出張していて時間がかかることがありました。

回覧も承認もシステム上でできる電子稟議では、承認者全員に一斉に稟議書の送信ができます。さらに、インターネットに接続できる環境があれば、たとえ承認者が海外出張中だとしても承認が可能です。

合わせて読みたい記事「稟議書の電子化とは？システム導入のメリット・デメリットと選び方」

稟議を電子化する方法

規程が複雑な企業であっても、紹介する3種類のルート作成方法のどれかを使用し、電子化できるケースがほとんどです。

権限規定に対して1対1のルート作成

まず紹介するのは、一つの権限規程に対して、一つのルートを作成する方法です。申請する稟議の内容に合わせたルートを選択すると、確実に承認者全員に回せます。

規程の数の分、ルートを作成しなくてはいけないので、規定が多い場合は初期設定やメンテナンスに時間がかかります。

分岐の条件とルート設定

金額といった明確な基準がある場合には、その値によって分岐させたルートを特定する方法があります。電子稟議のフォームに、数値項目やチェックボックスを作成し、そこへ入力した値で振り分けるのです。

条件によって枝分かれする『複数のルートをまとめて管理』できます。初期設定は複雑ですが、導入後のメンテナンスの負担を軽減できる方法です。

稟議を申請する人にとっては、ルートが自動的に決定されるという点がメリットといえます。細かくルートを把握したり、稟議のたびに調べたりする手間が省けるのです。

ルート上での手動指定

申請者が稟議を提出するたびに、ルートを『手動で指定』する方法もあります。

この方法のポイントは、ルート上に登録される受付担当者です。受付担当者には稟議書の内容を確認し、正しく承認者を指定して稟議書を回すという役割があります。

受付担当者を設けることで、規程が複雑な企業であっても、スムーズな電子稟議の導入が可能です。ルートの登録数を最小限に抑えられるため、初期設定やメンテナンスの手間も大幅に減らせます。

これまでにも、稟議の受付担当者がいて、承認者を判断していた場合には、そのまま手続きを電子化するだけです。しかし、不在だった場合には、新たに担当者を設定しなければいけないという点が負担になるかもしれません。

合わせて読みたい記事「稟議・決裁をシステムで効率化！課題と導入のポイントを解説」

電子稟議を上手に運用するコツ

導入した電子稟議を活用するためには、システム頼みでは不十分です。導入のメリットを存分に得られるよう、上手な運用が求められます。

ここでは導入した電子稟議を上手に運用するコツを紹介します。

承認者のスピード意識改革が必要

日々の業務に電子稟議を活用するためには、意識改革が欠かせません。

スピーディーに承認してもらえるシステムを導入したとしても、上がってきている稟議がそのまま放置されていたのでは、紙で稟議書を回していた時とかかる日数が変わらない、ということもあります。

具体的な目標を決めてスピード感のある承認を目指しましょう。例えば、回ってきた稟議は2営業日以内に承認などのアクションをとる、といった目標です。放置されている稟議があればアラートが上がる機能があればそれも活用しましょう。

明確な目標を達成しようと意識することで、電子稟議を活用できるようになります。

トライアルや部分導入からスタート

できるだけ早く導入したいからと、いきなり全社で電子稟議に切り替えるのはリスクが高いといえます。まずは、無料トライアルを利用し、部分的に導入して、使い勝手を試してみましょう。

その上で、ルート設定を確認したり、システムの使いにくい部分を改良したり、少しずつ慣れていきながら、導入する部署を広げていきます。全社へ拡大するのは最終段階です。

まとめ

電子稟議は複雑な規程がある企業でも、ルートの設定を工夫することで、無理なく導入できます。受付担当者を登録し、手動でルートを決めるのです。

規程が少ない企業であれば、1対1対応でルートを設定する方が使いやすい場合もあります。また、金額といった数値の基準がある場合には、その数値によってルートを分岐させる方法が便利です。

工夫して導入した電子稟議は、しっかり活用しましょう。意識改革を実施することや、トライアルで使いやすく改良することで、自社に合った使い方ができます。

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