40％時間コスト削減！紙からWEBで帳票管理へ

国が推進する文書の電子化

ビジネスの現場において、ITは顧客とのコミュニケーションを始め、社内での連携にも利用されるようになり、経営を語る際にITは切っても切り離せない話題となっています。ただ現場にはまだまだ紙でのやり取りが発生しているのも事実です。

しかし、経済産業省が推進する主要施策の中に、「文書の電子化の促進」が入っているのはご存知でしょうか？ 平成17年4月に「e-文書法」と呼ばれている法律が施行され、それまで書面による保存が義務受けられていた物が、電磁記録による保存が行えるようになりました。

e-文書法の案内：http://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/e-bunsyou.html

法整備もされた現在、保存のために紙を利用する理由はなくなり、今後より利便性の高いWEBに移行していくのは至極当然の流れです。

競争力強化のためのWEB化

日本経済団体連合会の試算では、国内の紙の保存コストは3,000億円。

もはや紙を保存しておくだけでもコストが膨大に掛かり、かつ保管するために発生し続ける定期的なコストとなっています。

低価格で様々な業務が軽減されるサービスが手に入る昨今、保存のためだけにコストを掛けることは企業の成長を阻害し、競争力を低下させることにほかなりません。

そしてグローバル化が進んでいる状況において、競争相手とは国内だけではなく海外も視野に入れる必要があります。 海外では既に電子化した情報を有効活用するためのISO規格が制定され、既に普及しています。

日本でも、同様の手順が規格化されたため、今後はWEBでの情報取得・保存が主流になっていくでしょう。

紙が落とす2つの競争力「スピード」 「事業継続力」

紙をWEB化することで飛躍的に伸びる項目の1つにスピードがあります。

• 紙を作成する時間
• 配布と回収をする時間
• 回収した内容をシステムに入力する時間

これらはWEB化により必ず削減できる項目です。 他にも、

• 配送や集計
• 検索等の時間

など、携わる人数を考えると、WEB化することによりスピードアップとコストダウンに著しい改善がされることになります。

事例として申込書一枚にかかる時間もWEB化することで40％削減されたという報告もあります。

次に、事業継続力です。

例えば、突如発生する地震・火災などの災害が発生するなど、事業が停止せざるを得ない環境になってしまった時、 どれほど早く復旧ができるのか。というのは非常に重要なことです。

紙では全ての書類を持ち出すことは出来ませんが、対してWEB上に情報を保管しておけば、データは安全です。 業務に支障が出る大切な情報ほど、より安全な形で保存しておくことで、万一の際の事業継続力となります。

紙をWEB化する方法

紙をWEB化するには、

• 配布者が書類と同じくらい簡単かつ、自由に項目を操作し、作成ができる
• 回答者が書類を手にとるほど簡単にアクセスができる
• 情報が管理画面に集約され、一覧化されている

が条件です。

そのためのソリューションを私たちは作りました。

• フォームはボタンを押すだけで作成ができ、しかもいくつでも発行が可能。対象に合わせて項目を自由に変更できます。
• スマホ対応のフォームも標準機能で使えます。消費者向けのコミュニケーションにも困りません。
• 高セキュリティのサーバーに保存されている情報は、管理画面から一覧で見ることが出来ます。もちろんあらゆる条件で検索が可能。 カスタマイズ性が高い

SPIRALは、どんな企業様のいかなる書類もWEB化することが可能です。ぜひ書類をWEB化し大幅な競争力強化のお手伝いが出来れば幸いです。