不動産「重要事項調査依頼書」Web化で解決できる、3つの大きな問題

不動産取引の現場で必須の「重要事項調査依頼書」。 FAXや郵送で処理すると

• 誤送信が発生する
• 記入漏れや読めない字の確認に時間がかかる
• 書類の作成に郵送費と印刷費がかかる

ということはありませんか？

実は、FAXでなくWebを使って重要事項調査依頼書の送付を行うと上記の問題はすべて解決できます。 とはいえ

• Webを使って上記の問題をどう解決するのか
• 紙の書類でなくても法律的に問題ないのか
• コストが大きくかかるのではないか

等、気になる点がありますよね。

そこで本記事では、上記の気になる点について順番に説明していきます。できることはシンプルで、Webだから、デジタルだからと身構えるような内容はありません。すぐに取り入れることにはならなくても、業務効率化の面で参考にしていただける部分も多いはずです。まずはご一読ください。

「重要事項調査依頼書」をFAXや郵送で処理すると起こる6つの問題

まずは「重要事項調査依頼書」をFAXや郵送で処理すると発生する問題をご紹介します。主に以下の6点です。

1. FAX受付担当者がいないと処理が進まず、時間が無駄にかかる
2. 送った/受け取っていない問題が発生する
3. 誤送信が発生する
4. 記入漏れや読めない字の確認に時間がかかる
5. 誤送信対策のために時間がかかる
6. 書類の作成に郵送費と印刷費がかかる

そして、上記の問題は、会社や事業の運営に3つの大きな影響を及ぼします。

①クレーム発生による人件費増大や顧客満足度の低下

問題 1.FAX受付担当者がいないと処理が進まず、時間が無駄にかかる
問題 2.送った/受け取っていない問題が発生する
問題 3.誤送信が発生する

を放置した場合、顧客対応が遅れたり、お客様との意思疎通がスムーズに行かなくなるため、顧客満足度が下がる可能性があります。 それだけでなく、万が一、お客様からのクレームが発生した場合、その対応にはさらに多くの時間が必要です。当然、その分の人件費がかかりますし、クレーム対応をした社員の不満が溜まってしまう、という問題も発生します。

②確認作業による、人件費や郵送費/印刷費の増大

問題 4.記入漏れや読めない字の確認に時間がかかる
問題 5.誤送信対策のために時間がかかる

を放置した場合、生産性の少ない「確認作業」に大きな時間が取られることになります。チェックのためにかかる時間はもちろん、記入漏れや解読できなかった文字を確認するために追加でFAXや郵送によるやり取りが発生することで、人件費、郵送費/印刷費が増大。本来の業務の取り組む時間が減り、余分な残業につながります。

③郵送費/通信費と印刷費の増大

問題 6.書類の作成に郵送費/通信費と印刷費がかかる

を放置した場合、単純に郵送費/通信費と印刷費がかかります。一件一件は少額ですが、積み重なるとかなり高額になります。会社や事業部にとって本来必要のない経費が余分にかかっている状況です。

Webで重要事項調査依頼書を受け付けることで解決できる問題とは

ここまでの問題は重要事項調査依頼書をWeb受付にすることで解決できます。上で挙げた問題ごとに具体的にどのように解決するかをご説明します。

問題1.FAX受付で担当者がいないと処理が進まず、時間が無駄にかかる

FAXでは、FAX担当者が離席やお客様対応をしていて、受信したことに気づかないことが起こりえます。一方、Web上で受付を行う場合、担当者個人宛に通知が来るようになるため、すぐに気付くことができます。

その結果、

• スピーディーな対応により、顧客満足度アップ
• 対応が遅いことによるクレーム対応にかかっていた人件費を減少

というメリットが見込めます。

問題2.送った/受け取っていない問題が発生する

FAXでは、重要事項調査依頼書を紙で受け取ることになるため、紙の管理が煩雑になる上、紛失するリスクがあります。また、取引先が送信した履歴を残していないことも多いため、いざ紛失した場合、FAXを送った/受け取っていないを確かめる術がありません。 一方、Web受付は履歴が残るため、紛失は起こりえず、送った/受け取っていないという議論は発生しません。

その結果、問題1と同様に

• スピーディーな対応により、顧客満足度アップ
• 対応が遅いことによるクレーム対応にかかっていた人件費を減少

というメリットが見込めます。

問題3.誤送信が発生する

FAXでは、万が一個人情報の入った資料を誤送信してしまった場合、その個人情報はすぐに、すべて漏洩してしまいます。一方、Web受付であれば個人情報が入っているファイルはパスワード保護が可能。誤送信が発生しても、紙のようにすぐに、すべての情報が漏れることはありません。

その結果、

• 企業の信頼を大きく損なうことを防げる
• パスワード保護をかけることで、情報が完全に漏洩することを防げる

というメリットが見込めます。

問題4.記入漏れや読めない字の確認に時間がかかる

FAXでは、個人が記載した文字によって情報をやり取りします。その際、文字が読み取りにくかったり、記入漏れがあったりした場合、確認のために無駄なコミュニケーションが発生します。

一方、Web受付の場合は「字が読み取りにくい」ということはありません。また、記入漏れを防ぐために、必要事項を記入しないと受付ないように設定することも可能です。 その結果、　

• 情報を確認するコストの削減
• スピーディーな対応により、顧客満足度アップ

というメリットが見込めます。

問題5.誤送信対策のために時間や費用がかかる

Web受付の場合、重要情報にはパスワードをかけているので、そもそも、煩雑な誤送信対策をする必要性が減少します。

FAXの場合、誤送信による問題が大きいため、誤送信対策を手厚く行う場合が多いです。例えば、事前に一回テスト送信を行うことや、送信前に確認担当者の目視確認をすることなどがあります。それらを削減できれば、

• 誤送信対策にかかっていた社員の時間が減少
• 本来の業務により多くの時間を使え、無駄な残業が減少

というメリットが見込めます。

問題6.書類の作成に郵送費と印刷費がかかる

最後に、紙の書類を作成する場合、印刷代と郵送費や通信代がかかります。 一方、Web受付の場合はデジタルで送受信を行うので印刷は不要ですし、データを送るための郵送費も不要になります。 その結果、 ・郵送費/通信費/印刷費の減少 というメリットが見込めます。

重要事項調査依頼書は電子でも法律的に問題ありません

「重要事項調査依頼書は紙の書類でないといけない」と認識されている場合がありますが。実はデータのやり取りでも問題ありません。調査依頼書はあくまで「調査してほしい」という依頼をするものなので、紙で行うべきという法律は特に存在していません。

重要事項調査依頼書のWeb化によるコストメリット

ここまで重要事項調査依頼書をWeb化することのメリットをご説明してきましたが、実際に導入を検討する場合、どれぐらいのコストメリットがあるのかが重要です。 まず、郵送費や印刷費などの通信コストについて、削減できるのは以下の項目です。

• 郵送費 x 件数/月
• 通信費 x 件数/月
• 印刷費 x 件数/月

●コストカットのモデルケース
・郵送費：120円 x 100件 =12,000円
・通信費：50円 x 100件 = 5,000円
・印刷費：50円 x 100件 = 5,000円 ＝22,000円の削減効果
また、従業員の人件費の削減も期待できます。

• 基本対応費：やりとり件数 x 1件あたりの平均対応時間
• クレーム対応費：クレームや報告処理の件数 x 1件あたりの平均対応時間
• 誤送信対策対応費：送信件数 x 誤送信対策にかかる平均時間

●コストカットのモデルケース
※人件費 6000円/時間で算出
・基本対応費：100件 × 10分 = 100,000円
・クレーム対応費：3件 × 60分 = 18,000円
・誤送信対策対応費：100件 × 3分 = 30,000円 ＝148,000円の削減効果
今回のモデルケースの場合、約17万円/月のコストカットが可能です。当然、規模が大きくなるほどにコストカット、業務効率化の効果は高まります。

まとめ

ここまで、Webでの重要事項調査依頼書受付のご説明をさせていただきました。 重要事項調査依頼書は受付をWeb化することで、コストメリットだけでなく、顧客満足度/従業員満足度も上がります。 現在の状況によっては、大きなコスト削減効果が見込めますので、お気軽にご相談ください。

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