Webフォーム作成の記事
ARTICLE申し込みフォームとは。導入メリットと作成手順をわかりやすく解説！
目次
申し込みフォームとは
申し込みフォームとは、商品やサービスの注文、セミナーやイベントへの参加、資料請求、商品に関する問い合わせなどを希望するユーザーが企業のWebサイトから申し込みを行うための機能です。
フォームには目的に合った入力項目が設定されており、企業の営業時間にかかわらず24時間いつでも申し込みできるのが特徴です。
受け付けたデータは、自動でデータベースに蓄積されるため、受付担当者の業務効率化につながるとともに、データを一元管理することで顧客情報の分析にも役立ちます。
申し込みフォームを導入するメリット
申し込みフォームを導入することによりどのようなメリットが得られるでしょうか。ここでは、期待できる効果を4つご紹介します。
24時間受付可能
申し込みフォームを導入すると、24時間365日、担当者不在でもWebサイトから申し込み受付ができます。
電話で受付を行っていた頃は、会社の営業時間内でしか受付を行えなかったため、日中仕事をしているユーザーはなかなか問い合わせを行えませんでした。
しかし、Webサイトに申し込みフォームがあれば、ユーザーが思い立ったタイミングでいつでも商品注文、資料請求、商品に関する問い合わせなどが行え、顧客満足度の向上が期待できます。
受付業務の効率化
申し込みフォームでは、ツール上で申し込みの受付が完結するため、ユーザーからの申し込みの度に担当者が対応する必要がありません。また申し込みフォームで入力されたユーザー情報は、自動でデータとして収集・蓄積されていきます。
電話やメールで申し込みを受け付けた場合には、データとして蓄積するためには手入力が必要で、ヒューマンエラーも避けられないことを考えると、申し込みフォームの導入によって受付業務の効率が大幅に向上するといえるでしょう。
情報の一元管理が可能
申し込みフォームを導入すると、申し込み情報・ユーザー情報をデータベース上で一元管理できます。申し込み内容をフォームに設定した項目ごとにデジタルデータで受け付けられるため、ユーザー情報を効率的に収集・管理できるとともに、関係者間での情報共有もスムーズに行えるでしょう。
顧客情報の管理・分析が可能
申し込みの受付を電話やメールで行った場合には、申し込み情報やユーザー情報はそのままでは受付をした担当者の手もとにしかありません。
したがって、会社として顧客情報を集約して管理・分析するためには、社内システムやエクセルなどに手入力する必要があります。
申し込みフォームを利用すれば、申し込み情報をフォームに設定された項目ごとにデータとして自動で蓄積できるため、効率的に顧客情報の管理・分析が可能です。
申し込みフォームの導入方法
申し込みフォームを導入する代表的な方法として、「HTMLなどプログラミング言語を用いて自作」、「フォーム作成ツールやサービスの活用」、「WordPressのプラグインの利用」、「Web制作会社に外注」の4つが挙げられます。ここでは、それぞれ解説していきます。
HTML･CSSなどを用いて自社で作成する
Webページの土台となる部分の多くは「HTML」、文字のサイズ・サイトの色合い・レイアウトなどの装飾に関しては「CSS」と呼ばれるプログラミング言語で作成されています。自社で申し込みフォームを作成できれば、変更を加えたいときにいつでも自由にカスタマイズが行えるため、コスト負担も社内人件費のみで対応できるメリットがあります。
したがって、社内にプログラミングに関する専門知識を有する人材がおり、かつ、業務に余力がある場合におすすめの方法です。
ただし、申し込みフォームを実装するまでに時間を要するとともに、日々のメンテナンスや不具合発生時の対応、セキュリティ対策などすべてを自社で行う必要があるため、社内の業務負荷が大きくなる点に注意しましょう。
申し込みフォーム作成サービスを利用する
申し込みフォーム作成サービスでは、多数のテンプレートがあらかじめ用意されており、専門知識を持っていなくても使い勝手のよいフォームがかんたんな操作で作成できます。
社内にプログラミングやWebサイト制作に詳しい人材がいない場合、申し込みフォームを急ぎで用意したい場合などにおすすめです。
有料と無料のサービスが提供されていますが、無料版では有料版の一部機能制限がなされていることがあるため、自社で利用したい機能が無料で利用できるか事前に確認しましょう。セキュリティ面を考慮するとこまめにアップデートされているかも重要です。
有料版は、初期費用や月額費用など、利用にあたってコスト負担が生じますが、充実したテンプレート、データの管理・自動集計機能・高度なセキュリティ機能、かんたん操作でレスポンシブ対応などの機能が活用できます。業務を効率化しつつ申し込みフォームの利用が可能になるため、コストメリットを慎重に判断しつつ自社に合ったサービスを選びましょう。
WordPressのプラグインを利用する
自社のWebサイトをWordPressで構築している場合には、WordPressのフォーム作成プラグインの利用をおすすめします。無料のプラグインも複数提供されており、申し込みフォームとして十分な機能を備えているため、コストを抑えた導入が可能です。
ただし、申し込みフォームからユーザーの個人情報を収集するため、情報漏えいがないようにセキュリティ面に配慮する必要があります。WordPressは全世界で広く利用されているがゆえ、プラグインの脆弱性を狙った攻撃が非常に多く、プラグインを選ぶときには、アップデートがこまめに実施されているか確認しましょう。
Web制作会社に依頼する
社内にプログラミングに詳しい人材がいない、あるいは自社のWebサイト制作を他社に依頼している場合は、申し込みフォームの作成を他社に外注する方法もあります。
Web制作会社であれば、専門知識や経験を活かして、申し込みフォームの機能や見栄えを自社のイメージ通りに作成してくれるでしょう。
ただし、ここまでにご紹介した「自社で作成」、「申し込みフォーム作成サービスの利用」「WordPressのプラグインを利用」と比較するとコスト負担が高額になる傾向があるため注意が必要です。
申し込みフォームの作成手順
ここでは、申し込みフォームの具体的な作成手順を5段階に分けて解説していきます。
フォーム導入の目的を明確にする
はじめに、申し込みフォームを導入する目的を明確にして、関係者間で共有しましょう。
申し込みフォームといっても用途はさまざまで、製品・サービスの注文、セミナーやイベントの申し込み、資料請求、求人応募、問い合わせ、アンケートなど、何を目的とするかによってフォームの内容が大きく異なります。
例えば、セミナーの参加フォームと製品・サービスに関する問い合わせフォームでは、対象者および必要となる情報が違うため、求められる入力項目も変わってきます。
このあとのフォームの作成を効率的に進めるためには、まずは目的を明確にするのが重要です。
入力項目を選定する
目的が具体的に把握できたら、フォーム内に設定する入力項目を決めていきます。
フォームの利用目的にかかわらず、企業が受け付けた申し込みに対応するためには、氏名・会社名と連絡先（電話番号もしくはメールアドレス）は必ず必要になるでしょう。
そのほかに、商品の注文フォームや資料請求であれば配送先として住所、求人の応募フォームであれば学歴や職歴などの情報が必要です。
このように、目的によってフォームの内容が変わってくるため、目的に合った入力項目を選定しましょう。
なお、将来マーケティングに活かしたいなどの理由で、入力項目を増やし過ぎないように注意が必要です。ユーザーに大変そうという印象を与えて離脱されるリスクが高まるためです。
申し込みフォームを作成する
入力項目が決まったら、実際に申し込みフォームを作成していきます。
作成方法は、前述の「申し込みフォームの導入方法」でも解説しましたが、プログラミング言語を用いて自社で作成、申し込みフォーム作成サービスの活用、WordPressのプラグインを利用、Web制作会社に外注の4パターンが考えられます。
プログラマの有無、予算や制作期間、自社WebサイトでのWordPressの利用状況などを考慮し、自社に合った作成方法を選択しましょう。
複数のデバイスで動作確認を行う
申し込みフォームが作成できたら、実際に設置して動作確認を行います。
その際、ユーザーはPC・スマホ・タブレット端末などさまざまなデバイスから閲覧していることが想定されるため、複数のデバイスで正常に動作しているか確認が必要です。
各入力フィールド、選択箇所が正しく機能しているかに加え、任意項目がスキップできるかも確認しましょう。
また、使用するブラウザによっても見え方、動作が異なるケースがあります。Microsoft Edge、Google Chrome、Safariなど主要なブラウザはひと通り検証すると安心です。
申し込みフォームへの導線を用意する
Webサイトに申し込みフォームを実装しても、なかなかたどり着けない場所に設置したのでは応募数が伸び悩んでしまいます。
そのため、ユーザーのアクセス状況・ページ遷移などの行動パターンを分析して、よくアクセスされるページ、かつわかりやすい位置にフォームを設置するとともに、トップページの新着で表示させるのも効果的です。
それでも応募数が増えない場合には、SNSやメルマガなどを活用するのも有効といえます。
申し込みフォームを作成する際のポイント
ここからは、申し込みフォームを作成する際のポイントを7つご紹介します。ご自身が申し込みフォームを利用するときに、わかりにくい・入力が大変そう・個人情報を送っても大丈夫なのか不安と感じると、フォーム入力を躊躇してしまうこともあるでしょう。
以下のポイントを押さえ、ユーザーに負担を感じさせず、スムーズに入力でき、安心して問い合わせできるようなフォームを作成するのが重要です。
わかりやすいレイアウト・デザインを意識する
申し込みフォームの見た目の印象は、フォームを利用した申し込み数に大きく影響します。そのため、一瞬でわかりやすさが伝わって、かつ操作がしやすいレイアウト・デザインを心掛けましょう。
意識すべきポイントとして、入力欄のサイズ・項目間の余白、入力の向きなどが挙げられます。
入力欄のサイズが小さい、あるいは項目間に余白がなく情報が密集している場合には、ユーザーはクリックがしずらく、特にスマホユーザーではタップしたときに1回で意図した項目が選べないなどの問題が生じる可能性があります。PCユーザーはもちろん、スマホなどのモバイル端末を利用するユーザーにも配慮しましょう。
また、PC・モバイル端末いずれのユーザーも、縦方向に入力を進めるのが通常であるため、入力項目も縦に配置します。横方向への入力は、入力がしにくいだけでなく、違和感を与え離脱につながるリスクがあるため注意が必要です。
入力項目を厳選する
入力項目は、申し込みにあたり必要となる項目に厳選するのも大切です。項目を増やしユーザーの情報をより多く入手して、将来の営業・マーケティング活動に活かしたいと考える企業も多いでしょう。
しかし、ファーストビューで入力項目が多い、大変そうといった印象を与えてしまうと、ユーザーが申し込み前、あるいは申し込み途中で離脱してしまうリスクがあるため注意が必要です。
なお、入力項目が厳選できたら、申し込みフォームのはじめには、回答しやすい項目、例えば、資料請求であれば請求する資料の選択、セミナー申し込みであれば、希望するセミナー日時・場所の選択、そのあとで、氏名や会社名など基本情報の順に設置するとユーザーがスムーズにフォーム入力を進められます。
不備があればエラーとして表示する
入力内容に不備がある場合には、リアルタイムでエラー箇所とエラー内容をわかりやすく表示させるようにフォームを設計を行います。
申し込みフォームの入力がひと通り完了し、入力内容の確認画面に移行した際にまとめて複数のエラーが表示されると、入力し直しで手間が掛かるといった印象をユーザーに与えかねません。申し込みフォームの送信前に離脱されてしまわないように、エラーはリアルタイム表示を心掛けましょう。
見本として入力例を示す
ユーザーが入力時に迷いそうと想定される項目には、見本として入力例を示しましょう。
例えば、郵便番号や電話番号にハイフンを付けるか、数字やマンション名のアルファベットは全角か半角かなどは、フォームによっても異なりユーザーが判断に迷うと考えられます。
したがって、郵便番号・電話番号・住所（マンション名）の入力欄近くに入力例を記載して、ユーザーがスムーズに入力を行えるようにしましょう。
必須項目と任意項目を明確にする
申し込みフォーム上に設定した入力項目には、「必須項目」か「任意項目」かを必ず明示しましょう。
ファーストビューで入力項目数が多く、かつすべての項目が必須項目となっている場合、ユーザーが申し込みをためらってしまう可能性があります。
営業やマーケティングの目的で集めたい情報を項目として設ける場合には、入力が任意である旨を伝え、ユーザーの負荷を軽減するのが重要です。
レスポンシブ対応にする
レスポンシブ対応は、閲覧するデバイスの画面サイズに合わせてWebサイトのレイアウトやデザインを最適化する技術です。近年、PCのほかにも、スマホやタブレットなどのモバイル端末を利用して、Webサイトを閲覧、申し込みを行うユーザーが増えています。
したがって、スマホやタブレット端末でも快適に操作できるように、Webサイトのレスポンシブ対応化は必須といえます。
プライバシーポリシーを明記する
ユーザーは、申し込みフォームを通じて自身の個人情報を提供することになるため、安心して利用してもらえるようにプライバシーポリシーを明記しましょう。
プライバシーポリシーでは、個人情報の定義、事業者の名称・住所、代表者名、個人情報の利用目的・管理方法、苦情の申し出先などを記載します。
プライバシーポリシーの記載の有り無しは、申し込みフォームの利用率にも影響を及ぼすと考えられるため、必ず記載するようにしましょう。
申し込みフォームを導入するときの注意点
申し込みフォームを導入するときの注意点をご紹介します。
セキュリティ対策を徹底する
申し込みフォームを導入することにより、ユーザーの個人情報を取り扱うことになります。したがって、不正アクセスによる情報漏えいを防止するために、セキュリティ対策の徹底が大変重要です。
申し込みフォームを導入する場合のセキュリティ対策の具体例としては、送受信データを暗号化してやりとりする「SSL（暗号化）対策」、Webサイトにアクセス可能なIPアドレスを限定し、サービスが利用できるユーザーを制限する「IPアドレス制限」などが有効です。
申し込みフォームの具体的な活用例
申し込みフォームは、どのような場面で利用されているでしょうか。ここでは、具体的な活用例を6つご紹介していきます。
商品・サービスの購入
申し込みフォームは、商品やサービスを購入するときの注文フォームとして利用可能です。
IT環境が各家庭に普及し、インターネット経由で商品やサービスを購入するのも一般的となりました。事業拡大を目指すうえで、実店舗での販売に加え、自社Webサイトからも販売が行える体制を構築することは大変重要になっています。
ユーザーの利用しやすいフォームを設計すれば、売上増が期待できるとともに、ユーザーの注文情報をデータとして自動で蓄積していくことで、購入後のフォローや将来のマーケティング業務への活用もできるでしょう。
セミナーやイベントの参加
申し込みフォームは、セミナーやイベントの参加申し込みにも活用できます。
参加申し込みフォームには、氏名・会社名・所属部署・電話番号・メールアドレスなどの参加希望者の基本情報入力のほかに、セミナーの開催が複数日程ある場合に希望の日時を選択してもらうことも可能です。
申し込みフォーム作成サービスの中には、参加の受付だけでなく、ツール上で応募者の管理を行えるものもあり、受付業務を効率的に行えます。
資料請求
申し込みフォームを資料請求のツールとしても活用可能です。
これまでは、利用したい商品やサービスがあると、提供している企業に電話やメールで連絡を取り、資料請求するのが一般的でした。
しかし、電話やメールはヒューマンエラーにより対応の漏れが発生する可能性があり、また企業の営業時間内でしか対応できないという欠点があります。
この点、申し込みフォームは、データを効率的に管理できるため対応の漏れを防げるとともに、24時間いつでも受付ができるのは大きなメリットといえるでしょう。
求人応募
申し込みフォームは、新卒・中途採用を行う企業が求人応募を受け付けるためのフォームとしても利用されています。
選考に必要な求職者の基本情報・履歴書・職務経歴書の情報をすべてフォームの入力項目とすると利用者の負担が大きく、応募率の低下につながってしまうリスクがあります。
したがって、求人応募フォームでは求職者の基本情報のほかに、学歴や職歴などの入力項目として設けつつ、詳細な情報として履歴書や職務経歴書を添付データとして送信してもらうのがおすすめです。
電話・メール・郵送で受け付けた求人は、応募者を管理するためにデータ化の手間が掛かりますが、申し込みフォームを活用すれば応募者の一元管理が可能なため採用関連業務の効率向上が期待できます。
各種問い合わせ
申し込みフォームを企業への問い合わせフォームとして利用することができます。
ユーザーが自社商品・サービスに関する質問や要望を送るのに使用されるほか、新規取引を希望する企業からの問い合わせ、取材やメディア掲載の依頼などもあるでしょう。
どのような依頼であっても迅速でこまやかなフォローができれば、顧客満足度や企業イメージの向上が期待できます。
電話での問い合わせと異なり、利用者は24時間いつでも都合のよいときに問い合わせができるとともに、問い合わせを受けた企業側も落ち着いて対応できるメリットがあります。
アンケート
申し込みフォームを利用して、自社のWebサイト上でアンケートを実施することも可能です。設置が容易なうえ、広範囲に届くためより多くの回答が期待できます。また、自動集計の機能が備わったフォームを利用すれば、アンケート結果の集計・分析も効率的に行えるでしょう。
実施するアンケートの内容としては、顧客満足度の調査、商品・サービスの評価や改善ポイントの把握、従業員満足度の調査などさまざまな活用法が考えられます。
申し込み受付の電子化・システム化ならWebフォーム作成ツール「SPIRAL®」
当社のご提供する 「Webフォーム作成ツールSPIRAL®」は、かんたん操作で自由自在にフォーム作成が行える定額制のWebフォーム作成システムです。申し込みの受付だけでなく、その後のステータス管理や応募者用マイページ作成など、受付から管理までをWebシステム化することができます。
受付フォームは画像やPDFなどのアップロードにも対応。拡張子指定や容量制限、入力制限もできるので、自社の要件にあったフォームを構築することができます。また、デザインはテンプレートからの選択の他、HTML、CSS、JavaScript、PHPを利用してカスタマイズも可能です。
申請者用・管理者様にそれぞれマイページを作成し、ステータス管理や申請内容の情報変更をWeb上で行うこともできます。
書類申請、出願・公募受付、補助金・助成金申請、契約加入・更新受付、キャンペーン受付、問い合わせ受付などさまざまな業界・用途・シーンで延べ13,000社以上のご利用実績がございます。
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まとめ
この記事では、申し込みフォームの概要、導入メリット、導入方法、作成手順、作成するときの注意点、申し込みフォームの活用例などについて解説しました。
申し込みフォームを導入すると、24時間受付による顧客満足度の向上、受付業務の効率化、情報の一元管理、顧客情報の管理・分析が可能になるなど大きなメリットが期待できます。
ただし、ユーザーの個人情報を取り扱うことになるため、セキュリティ対策を徹底する必要があります。
見た目がわかりにくく入力負担の大きなフォームでは、ユーザーの途中離脱の恐れがあるため、当記事を参考にユーザーが申し込みしやすいフォームの作成を進めてください。
