Webフォーム作成の記事
ARTICLEフォーム作成サービスの特徴と使い方。知っておきたいセキュリティ対策も
フォーム作成サービスを利用すれば、フォーム機能を導入する際に、さまざまな面から効率アップが期待できるでしょう。この記事では、フォームの種類に合わせたサービスの紹介や、フォーム作成サービスでどんなことができるのかを紹介します。
目次
フォーム作成サービスとは
フォーム作成サービスは、Googleやマイクロソフト社といった、世界に名だたる一流企業もサービス提供を行っています。
ここではフォーム作成サービスとは何なのか？それを使うことでどんなことができるのか？を、確認していきましょう。
アンケートフォームなどが手軽に作成可能
アンケートフォームやイベント申し込み用のフォームなど、Web上で利用するユーザー向けのフォームを簡単に作成できるのが、フォーム作成サービスを使った際の大きなメリットです。
自作するにはプログラミング知識が必要になりますが、サービスを利用すればプログラムの知識がなくても作成や運用が手軽に行えます。
フォーム作成ツールのメリットについては、「フォーム作成ツールのメリットは？主なツールの使い方まとめ」をご一読ください。
データ管理やメール通知なども簡単
フォーム作成サービスで行えるのは、フォーム欄のデザインだけではありません。
フォームによって作成されたデータの集計や解析、さらにはフォームで投稿したユーザーに対するお礼のメールなども、自動で行ってくれるサービスもあります。
このような、人の手で行った場合に、管理や運用に手がかかるようなタスクの自動化も、フォーム作成サービスを使えば可能です。
フォームについて詳しくは、「フォーム作成は何を使ってる？基本や主な作成方法を紹介」をご一読ください。
フォームの作成例と活用事例
それでは実際にどのようなフォームが作成できるのか、利用例を見ていきましょう。
日報や社内アンケート
フォーム作成サービスでは、Webサイト上で設置するユーザー向けフォームだけではなく、社内向けフォームの作成も可能です。
社内アンケートの集計や解析はもちろんですが、日報や報告書用フォームも手軽に作れます。アンケート結果や報告内容を社内で瞬時に共有できるため、連絡事項の伝達や、ちょっとしたコミュニケーションツールとしても便利です。
ネット販売のフォーム
ネット販売で表示される買い物カゴもフォームで作成できます。
ネット販売フォーム作成のメリットは、次につながる買い物データの収集です。ユーザーがどのような買い物をしたのかを解析して、登録されたメールに、おすすめの商品などを適切に伝えることに役立ちます。
買い物情報の分析から、顧客ごとにカテゴライズし、自動でおすすめ商品のメールを配信するといったシステムを利用できるサービスもあるようです。ダイレクトメールの効果アップにもつながるでしょう。
セミナーや顧客管理のフォーム
セミナーの参加者や、自社の顧客の管理にはちょっとした手間がかかります。
セミナー前に案内メールを送ったり、アフターフォローのお礼メールを送ったりするでしょう。問い合わせの対応や、キャンセルや急な参加にも対応しなければなりません。
顧客管理についても同様です。セグメントに応じたイベントや商品紹介といったメールを送ることも多いのではないでしょうか。顧客が増えるほど、タスクも大変になっていきます。
こうした参加者や顧客の管理を、フォームを通じて行うことで自動化が可能です。商品紹介や、イベント前後のメールも自動で送れるサービスもあります。
フォーム作成サービスの選び方について詳しくは、「フォーム作成はクラウドサービスが便利？作成例や選び方」をご一読ください。
Googleフォームで無料でフォームを作成する方法
Googleといえば、大手検索エンジンも運営している世界的な企業です。インターネットを利用していれば、誰しも名前を聞いたことがあるでしょう。
そのGoogleがフォーム作成サービスを無料で提供しているのはご存じでしょうか？使いやすく、シェア率も高いフォームサービスです。Googleフォームがどういったものなのかについて見ていきましょう。
Googleフォームとは？特徴と機能
Googleフォームは、優れたフォーム作成サービスです。その理由は、初心者でも使いやすいという点が挙げられます。
まず、作成にプログラミング知識が一切不要という点です。Web上にフォームを設置する場合、少なからずHTMLやJava ScriptといったWebプログラミングの知識が必要ですが、Googleフォームは、これらの知識が一切不要でフォームが作成できます。
それにもかかわらず、充実した機能を利用できるという点が支持される理由でしょう。
Googleフォームの機能について詳細は、「Googleフォームにはどんな機能がある？メリットや使い方」をご一読ください。
特に、回答形式の豊富さは目を見張るものがあります。複数回答形式のチェックボックスや、1つだけを選ぶラジオボタン、プルダウンや均等メモリ式などの多くの形式を、プログラムの知識がなくても利用できるのでです。
これらの機能を無料で使えるのは、Googleならではの特徴と言えるでしょう。
Googleフォームの使い方
Googleフォームの作成には、まずは『Googleドライブ』を利用する必要があります。登録は無料で、画像や写真、文書を保存できる便利なサービスです。フォーム作成サービスと連携するので、一緒に登録しておきましょう。
Googleドライブを開いて、『新規』から『その他』、の順番で開いていきます。その後、『Googleフォーム』をクリックして、フォーム作成画面を開いてください。
『無題のフォーム』からタイトルを変更し、説明文を補足します。その後は質問文と回答形式、回答欄を準備しましょう。フォーム欄が全て埋まったら、送信ボタンを押すと、WebサイトやSNSで利用するURLが取得できます。
※複数の方法や手順でフォームの作成が可能ですが、ここではその一例をご紹介しています。
Googleフォームの使い方については、「フォーム作成はGoogleフォームが便利。メリットや使い方まとめ」をご一読ください。
Googleフォームの活用例
Googleのフォームでは、豊富な回答形式の他に、質問事項に属性付けをすることも可能です。
質問事項を記入する際に右下の『必須』というチェックボックスにチェックを入れれば、その質問に回答しないとフォームを送信できないという機能を付けられます。
この機能で、個人情報登録の際に氏名や連絡先といった必須情報を、ユーザーが漏れなく記入することが可能になるでしょう。
他にも、回答後に正解か不正解かを表示する問題形式にして社内研修に役立てたり、質問事項の順番がランダムになるといったオプションを付けたりできます。
Googleフォームの使用例については、「 Googleフォームの使い方を学ぼう。メリットや使い方の例を紹介 」をご一読ください。
エクセルやアクセスでのフォーム作成方法
エクセルとアクセスは、マイクロソフト社が提供する、データを管理・運用するためのソフトウェアです。こちらで利用されるフォームは、上述したWebサイトで利用するものとは用途が異なります。
どういったものなのか、それぞれに見ていきましょう。
エクセルのフォーム機能の特徴と使い方
エクセルのフォーム機能は、一言で言い表すと『リストの項目をカード形式で一括表示する』ためのフォームです。
項目の多さによっては、1つの画面で表示ができず、データの比較がしづらいケースもあります。その際、エクセルのフォーム機能を利用すれば、簡単にデータを一覧比較することができるようになります。
フォームから、データの修正をデータ全体に反映させることもできますし、新規項目の追加も可能です。高度な機能として、VBAやフォームコントロールといった、プログラム機能でさらにカスタマイズすることもできます。
アクセスのフォーム機能の特徴と使い方
アクセスの機能は、エクセルと方向性は似ていますが、かなり異なる部分もあります。『テーブル』『フォーム』『クエリ』『レポート』という4つの独立したオブジェクトにはそれぞれの役割があり、エクセルより大量で複雑なデータの管理・編集が得意です。
※オブジェクトとは簡単に言うと「機能」のことでアクセス上で使われる言葉です。
アクセスのフォームは、さまざまな種類があります。空白フォームや、2つのビューを閲覧できる分割フォーム、複数の項目を表示する帳票フォームやナビゲーションコントロールができるナビゲーションフォームなどです。
マクロ機能にも優れ、例えばお店の売上のデータ入力をする際に、エクセルでは手間がかかります。しかしアクセスでは、マクロ機能を使えばクリック1つで簡単に入力できるのです。
その代わり、エクセルほど小回りが利きませんし、使い慣れるまでにはそれなりの時間が必要です。どのような用途で使うかで、エクセルとアクセスどちらを使うかを選択しましょう。
Access(アクセス)でフォーム作成する方法！基本やメリットも紹介
フォーム作成で気をつけたいセキュリティリスクと対策方法
オンライン上で送受信をするというフォームの性質上、セキュリティ対策はしっかりと行う必要があるでしょう。
顧客情報の漏洩などの問題が発生した場合、企業側の責任問題に発展します。そうならないためにも、セキュリティ対策は大切な課題です。
主に考えられるセキュリティリスク
フォームを利用する際のリスクとは、第三者がデータを閲覧したり盗用したりするといった行為です。
サイトの脆弱性を利用したクロスサイトスクリプティング（XSS）や、他サイトに自動転送させて問題行動をさせるCSRF（クロスサイトリクエストフォージェリ）が挙げられます。
また、Webブラウザを乗っ取る、クリックジャンキングなどといった攻撃にも、十分注意しなければなりません。
具体的な対策としては、暗号化や監視プログラムの導入です。暗号化については、次の項目で詳しく解説します。
知っておきたいセキュリティ対策方法
SSLやサーバー証明
フォーム上の送受信データをSSL化（暗号化）することは、外部からデータの閲覧を防ぐために有効なセキュリティです。暗号化対策を施すと、URLの『http』が『https』に変わります。
他の対策としてサーバー証明書を発行するという方法もあるでしょう。サーバー証明書は第三者である認証局が、Webサイトの利用上でSSL化をする電子証明書です。
そのサイトが第三機関によってセキュリティ対策が施されているという証明になり、ユーザー側も安心感を得られます。フォーム作成サービスを利用するなら、SSL証明書が発行されているかどうかも基準の1つにしましょう。
SSLについて詳しくは、「お問い合わせフォームに潜むセキュリティリスクと「SSL化」とは？」をご一読ください。
二段階ログイン認証にする
セキュリティ対策は、作成サービス側だけではなく、サイト運営側も積極的に行う必要があります。
まずは、ユーザーがサービスを利用する際に、ログイン認証を二段階にする、システムはこまめに更新し、常に最新版にするといった対策です。脆弱性や新規のウイルスへの対応をおこなっている場合があるので、システム更新は重要と言えます。
ファイアウォールやIPS、WAFといった防御システムを導入
また、ファイアウォールやIPS、WAFといった防御システムを導入し、外部からの攻撃をあらかじめ遮断してしまうといった対策を施しておきましょう。
フォームにおけるリスクとセキュリティ対策について知りたい方は、「フォームのセキュリティについて考えよう。主なリスクや対策とは」をご一読ください。
まとめ
PCやスマートフォンなどをはじめとした、個人が気軽にインターネットに接続できる現代のネット環境上、フォームの利用はもはや欠かせないものになっています。
その際に、初心者でも手軽に使え、色々なタスクを自動化できるフォーム作成サービスを利用する企業も増えているようです。
ユーザーにとって使いやすいフォームの提供や、社内環境の改善のためにも、有効なフォーム活用について検討してみてはいかがでしょうか？
また、簡単に予約フォーム作成をしていきたい方には、弊社のマルチデバイス対応のフォームが簡単操作で作成できる Webフォーム作成サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
