入居者アプリとは？不動産事業者が知るべきメリットや選び方を解説

不動産業界のデジタル化は社内連絡や資料整理などが中心でした。一方で、入居者との情報共有や緊急連絡などのデジタル化は遅れており、不動産業務の効率化に支障をきたしています。そこでお勧めしたいのが入居者アプリです。本記事では入居者アプリの基本やメリットなどをまとめました。

入居者アプリとは？

入居者アプリとは、不動産の管理会社と入居者の情報交換機能を揃えたアプリケーションです。

管理会社と入居者は契約時だけでなく、入居中もさまざまな情報交換を通じてコミュニケーションを取る必要があります。契約更新、設備点検のお知らせ、家賃滞納の連絡、入居者からの問い合わせなど情報の種類もさまざまです。

これらの情報交換を郵送や電話によって行なっている管理会社が大半であり、業務効率化の余地が大いにあります。入居者アプリを導入することで、管理会社も入居者も情報のやり取りをスムーズにでき、作業時間の短縮につながるのです。

入居者アプリの主な機能

入居者アプリがどのようなアプリケーションなのか、主な機能をご紹介します。

情報掲示板

賃貸住宅や分譲マンションなどで入居者に伝えるべき情報を掲示できる機能です。

＜主な掲示情報＞

• 設備点検の日程
• 定期清掃の連絡
• 家賃・管理費の変動
• 不審者情報

入居者はこれらの情報をスマートフォンアプリから確認でき、管理者は郵送や物件の掲示板に情報を掲示する手間を省けます。入居者は郵便物を開封したり掲示板まで足を運んだりする必要がないため、情報が見られやすくなります。

お問合せフォーム

入居者からの各種問い合わせを受けるための機能です。設備の不良や故障、契約更新や退去に関する連絡などさまざまな問い合わせを効率よく受けられます。

電話での問い合わせでは「入居者からの電話→内容確認→対応判断→折り返しの連絡」などいくつかの工程を挟むため、作業効率が下がってしまいます。入居者アプリ経由で問い合わせを受けると、内容を確認した上で対応方法を判断してから折り返し連絡ができるので、作業効率がアップします。

お問合せ通知

入居者から問い合わせがあった際に通知してくれる機能です。管理会社が休日でも通知が残るので、営業日に確認するだけで対応漏れがなくなります。入居者としても営業日・休日に関わらず問い合わせができるので手間を省けます。

対応ステータス

入居者ごとに対応状況を管理できる機能です。たとえば設備点検の当日に入居者が留守にしていた場合、後日対応しなければいけません。こうした対応状況を管理できる機能があれば、対応の抜け漏れがなくなります。

メッセージ機能

管理会社と入居者、あるいは管理会社と不動産オーナーでメッセージのやり取りができる機能です。

最近ではビジネス上のやり取りにチャットを導入する企業が増えています。チャットならば素早いメッセージ交換と対応速度をアップでき、顧客満足度を高められるためです。管理会社でもチャットを取り入れると、入居者や不動産オーナーと素早いやり取りが可能になり、満足度を高められます。

入居者アプリを導入するメリット

入居者アプリを導入すると管理会社と入居者にどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

管理会社と入居者の情報共有がスムーズになる

入居者アプリを導入して情報共有をスムーズにすることは、管理会社と入居者の双方にとってメリットがあります。

契約更新や賃料の支払い催促などの電話連絡を日々行なっている管理会社では、少ない工数で情報を伝え、確実に対応してもらうことが生産性を左右します。しかし、「入居者が電話に出ない」という問題がつきまとうため、生産性向上が難しい部分です。

入居者アプリなら個別メッセージを送信するだけで情報が伝わる可能性が高く、それにより対応確率もアップします。メッセージに既読機能があれば情報が伝わっているかどうかを管理会社側で確認できるのも、業務を効率よく進める助けになります。

入居者としても「電話に出る」と精神的ストレスを感じずに情報を確認できるでしょう。

対応漏れを防ぎ入居者満足度を向上させる

入居者から何らかの問い合わせがあった際に、「漏れなく確実に対応すること」が入居者満足度向上につながります。

管理会社には日々多くの問い合わせが届き、優先順位をつけて対応しなければいけません。その中で対応漏れが発生すると入居者満足度が下がり、最悪の場合は「次は別の会社が管理している物件に住もう」と、顧客離れが起きる可能性があるのです。

また、最近ではSNSを通じてクチコミが強い影響力を持っており、対応漏れなどの不備がクチコミで広がるとビジネスに悪影響を与えます。不動産オーナーとしても入居者満足度の高い管理会社と契約したいと考えているので、入居者アプリによる対応漏れ防止はビジネスに貢献する機能です。

不動産DXのベースになる

不動産業界でDX（デジタルトランスフォーメーション）が進みにくい理由の1つは、「情報共有がアナログのままだから」です。入居者とも不動産オーナーとも書面や電話でのやり取りが多く、非効率的な情報共有が当たり前に行われています。

入居者アプリを導入すると情報共有のデジタル化によりコミュニケーションを促進し、不動産DXのベースを作れます。ゆくゆくはシステム連携により入居者や不動産オーナーの情報を収集・分析・活用し、新しいビジネスモデルを創出できる可能性を秘めているのです。

入居者アプリにデメリットはあるのか？

入居者アプリを導入することで、管理会社だけでなく入居者や不動産オーナーにまで大きなメリットがあることをご理解いただけたかと思います。一方で、入居者アプリにはどのようなデメリットがあるのでしょうか。

まず念頭に置いておきたいのは「デメリットは無いが課題はある」ということです。入居者アプリ自体にデメリットはなく、入居者との情報共有をスムーズにしたり満足度を高められたり、導入することで管理会社のDXにも貢献してくれます。

一方で「入居者アプリを利用してもらうための啓蒙活動」という課題があります。入居者アプリを導入しても、入居者や不動産オーナーが自然と利用してくれるわけではないのです。中にはITに苦手意識を持っている方もいるでしょう。そうした方も含めて、入居者アプリを利用してもらえるような仕組みづくりが大切です。

また、不動産オーナーによっては電話やメールなど従来通りの連絡手段を希望する場合もあります。そうした不動産オーナーが多数存在すると入居者アプリのメリットが半減しますので、導入時は如何にして入居者や不動産オーナーに入居者アプリを浸透させるかが成否を握っていると言ってよいでしょう。

入居者アプリの選び方

入居者アプリ導入では、基本的に既存サービスを利用することになるでしょう。導入が早く、初期投資を抑えられるからです。そのためメリットを最大限引き出すには「入居者アプリ選び」が肝心です。ここではその選び方をご紹介します。

セキュリティ対策は取られているか

まず重視すべきは「セキュリティ対策の有無とその強度」です。入居者アプリでは入居者や不動産オーナーなど、管理会社にとっての顧客情報をシステム上で管理します。個人情報漏洩などのセキュリティ事件が万が一にでも起きると、入居者や不動産オーナーからの信用を失ってしまいます。

セキュリティ対策について調べる際は、GoogleやYahoo!で「サービス名＋セキュリティ」と検索をしてみます。するとサービスのセキュリティページがヒットするので、セキュリティ対策について情報収集をしましょう。

インターフェースは使いやすいか

インターフェース（操作画面）は使いやすいものでなければ、入居者から使用を避けられてしまいます。ただし入居者だけに言えることではなく、管理会社の従業員にとっても使いやすいものでなければいけません。

従業員のITリテラシーは人によって違い、使いやすいインターフェースでなければ現場に定着しづらくなってしまいます。また、機能や操作が複雑なアプリケーションはトレーニング時間を長く取る必要があるので、導入コストも高くなります。

滞納通知機能は備わっているか

管理会社にとって重要な仕事が「家賃滞納への対応」です。家賃を確実に回収することは管理会社の責務であり、不動産オーナーも気にする部分でしょう。

家賃滞納が起こった際の入居者への連絡、振り込み書などの作成・郵送などの業務をスムーズに行い、入居者が確実に対応してくれるよう計らわなければいけません。

入居者アプリに滞納通知機能があると、入居者に対する連絡をスムーズに行うことができ、なおかつ入居者の対応率も上がります。入居者アプリを導入する際は「滞納通知機能が備わっているかどうか」を、選定基準に盛り込んでおきましょう。

入居者アプリを導入すべき不動産事業者の特徴

入居者アプリは全ての不動産事業者にとってメリットの多いアプリケーションです。ただし、導入の際は現状業務と入居アプリを導入した場合を比較しながら、高い費用対効果が見込めるかどうかを判断しなければいけません。そこで、入居アプリを導入すべき不動産事業者の特徴をまとめました。

• 設備点検などの通知を毎回郵送で行なっており、郵送コストが多くかかっている
• 家賃滞納をする入居者が多く、電話で連絡を入れるのに時間がかかる
• 入居者からの問い合わせが多い分譲マンションを管理している
• 情報共有のデジタル化でコミュニケーションを促進し、DXに取り組みたいと考えている
• 電子契約によるペーパーレス化を進めたいと考えている

これらの特徴に該当しない不動産業者でも、まずは入居者アプリを導入した場合のメリットを考えてみましょう。現状業務と比較して費用対効果を期待できるようであれば、導入を積極的に検討してみてください。

電話応対業務を大幅削減し、24時間受付で顧客利便性を向上する「緊急問合せWeb受付アプリ」

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まとめ

入居者アプリはそれ単体で活用するだけでなく、既存システムとの連携によって情報活用を促進できます。したがって、入居者アプリを導入する際は「既存システムとの連携は可能か？」なども視野に入れておくと、将来的なIT計画が立てやすくなります。

入居者アプリを導入するのと同時に柔軟性・拡張性の高いシステム導入を進めるなど、入居者アプリ導入をきっかけにDX推進に拍車をかけることも検討してみましょう。

たとえばSPIRAL®︎などのローコード開発プラットフォームなら、入居者アプリと連携したい業務アプリを自由に開発できます。入居者アプリだけに着目するのではなく、業務全体を俯瞰して必要なシステムについて考えてみてください。