安否確認の重要性とは？災害後にいち早く事業を継続させる方法

１、日本における自然災害やテロなどのリスクが上昇

2011年3月に発生した東日本大震災以来、非常時における事業の継続を真剣に検討する企業が増えてきています。

政府の地震調査委員会が発表した全国地震動予測地図の2017年版によれば、全国各地で、今後30年以内に震度6弱以上の地震が起きる確率がこれまでよりも上昇しています。

大きな被害が予想される「南海トラフ地震」の想定エリアである西日本のほか、首都圏や仙台市など、「日本全国どこにいても強い揺れに遭う可能性が高い」状況です。

また大地震だけでなく、2015年9月に発生した鬼怒川決壊（関東・東北豪雨）に代表されるような、異常気象によるこれまでにない大きな自然災害も起こりやすい状況となっています。

さらには北朝鮮有事への高まりや世界的に見たテロ事件の頻発など、今や、いつどんなことが起こるかわからない状況です。

２、万が一のときには従業員の安否確認が重要

自然災害やテロ攻撃など、緊急事態によって社会機能が一時停止した場合でも、その被害から復興した際には企業活動を再開していく必要があります。

そこで企業では、災害やテロに対して事業資産の損害を最小限に抑え、最低限でも事業を継続すること、あるいは可能な限り早く事業活動を再開することを目的とした手法や方針を検討し、マニュアル化などで対策しておかなければなりません。

このことは一般的に「BCP（Business continuity planning／事業継続計画）対策」と呼ばれています。

このBCP対策において重要なのは従業員の安否確認です。

事業が継続できるかどうかを知るためには、自社の従業員が安全な状態にいるかどうかを確認する必要があります。その安否を確認した上で、その後しばらくは自宅待機にするか、一時的に在宅勤務に切り替えるかなどを検討していく必要があるのです。

３、自社の人手による安否確認には限界も……

安否確認と聞いて、すぐに思い当たる方法は電話による連絡でしょう。

しかし緊急事態が発生したときには、電話が通じにくくなりがちです。また、地震や洪水などの自然災害によって一時的に回線が寸断される可能性もあります。そのほか従業員数が多い場合、安否確認が取れるまでの時間的な労力は計り知れません。

その次に考えるのは、メール配信による安否確認システムを構築することです。しかしこのようなシステムを構築しても、そのシステムが動いている自社サーバー自体が災害などで破損してしまう可能性も考えられます。

また、休日や夜間の場合にはシステム担当者が不在となり、そのシステム自体を稼働させることができない可能性もあります。 それだけでなく、BCP対策のためのシステムは万が一の手段であるため、投資効果の割り出しが困難です。

ITシステムにも構築の優先順位がありますので、このような安否確認システムは後回しになりがちです。

４、クラウドサービスによる安否確認の導入検討を

そこで導入を検討したいのが、クラウドによる安否確認サービスです。クラウドサービスは自社でシステムを所有するのではなく、インターネット上の機能を利用するだけです。

そのため、自社で専任の担当者を用意する必要はありません。会社や部門の責任者やシステム担当者が不在でも、休日や夜間でも、緊急事態が発生した際には全従業員に向けて自動的に安否確認メールが送信されます。

安否が未確認の従業員に対しては自動的に何度でもリマインドされますので、確認漏れが生じることがないのもメリットでしょう。ほかにも、クラウドサービスのデータは通常、複数の場所に分散されて保管されていますので、緊急事態が発生してもサービスが停止することはほとんどありません。

このようなクラウドによる安否確認システムは、さまざまなサービスがリリースされており、現在、導入する企業も増えつつあります。もし自社での安否確認が手作業となっていたり、まだシステムが構築されていないようであれば、クラウドサービスを検討してみてはいかがでしょうか。