研修管理システムとは？教育でビジネス成長をサポートするITを解説

ビジネスの成長には、優秀な人材をより多く確保することが大切です。一方で既存社員を教育し、成長をサポートして組織全体の能力を底上げすることも同じくらい重要でしょう。本記事では企業の社員教育を支援する「研修管理システム」について解説します。教育促進のためにぜひ参考にしてください。

研修管理システムとは？

研修管理システムとは、システム上での研修実施や講座動画配信、社員ごとの研修状況などを管理できるシステムです。まずは具体的にどのような機能が備わっているかを確認していきましょう。

研修管理システムの主な機能

eラーニング配信

eラーニングとはインターネットを通じて講座映像を配信するシステムです。日本各地に拠点やグループ会社を持つ企業では「すべての社員に均一な研修・教育を実施するのが難しい」という課題がありました。

そうした企業がeラーニングを活用すると、社員ごとの状況に合わせた均一な研修・教育が実施でき、拠点やグループ会社ごとの教育格差を埋めることができます。コロナ禍においては集団研修が難しいため、中小企業でも導入が進んでいるシステムです。

研修管理

講師や受講者の情報を登録するだけでなく、研修資料の展開や受講キャンセルなど研修に関わる事務作業をシステム上で行える機能です。研修・教育に力を入れている企業ほど事務作業量が多くなり、業務効率を阻害しています。

研修管理機能があれば、メール連絡を一括で行えたり座席表を作成できたりと、研修に関わる事務作業を大幅に効率化できます。

社員情報管理

研修管理システムは人事向けのシステムなので、eラーニングや研修管理といった研修・教育にフォーカスした機能だけではありません。社員情報管理では拠点やグループ会社も含め、社員全員の情報を管理できます。

資格情報やキャリア情報も登録できるため戦略的人事に活用できるのが特徴です。また、入社・移動時の情報更新にも対応しており社員情報の抜け漏れがなくなります。

人事評価

社員情報の管理に加えて人事評価をシステム上で行う機能も備わっています。社員の評価情報はエクセルなどOffice製品で管理している企業が多いですが、評価結果の集計作業や評価シートへの反映など、多大な時間・労力を費やして業務にあたらなければいけません。

研修管理システム上では、評価情報の集計も評価シートへの反映も自動的に行われます。社員の自己評価や上司評価をシステム上で行うこともでき、人事評価に関する業務を大幅に効率アップできます。

課題・テスト実施

企業によっては定期試験に合格しないと昇格できなかったり、特定の商品を扱えなかったりする場合があります。定期試験の度にテストを作成するのは大変骨の折れる作業ですが、研修管理システムならシステム上でテスト作成から実施、収集や点数計算などが行えます。

社内の定期試験に関わる業務を効率化でき、人事担当者の業務負担を軽減できます。

ストレスチェック

社員の心理的安全性を高め、仕事のパフォーマンスを最大化するには定期的なストレスチェックが欠かせません。研修管理システムではストレスチェックシートの作成や配布、実施や収集などをすべてシステム上で行えます。

分析機能も備わっているので、個人や集団におけるストレスがどのように変化しているのかを読み取れます。

以上のように研修管理システムにはさまざまな機能が備わっており、人事業務を幅広くカバーすることがわかりますね。各機能は単一のシステムとして提供されている製品もありますが、統一されたシステムの方が運用も利用も効率的に行えます。

研修管理システムのメリット

続いて、研修管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのかを確認してみましょう。具体的なメリットをイメージしながら導入検討を進めることで、適切な研修管理システムの基礎を作れます。

個人に合わせた教育推進

研修管理システムではeラーニングや研修管理などの機能を活用して、社員個人に合わせた教育推進が可能です。拠点やグループ会社ごとの教育格差を埋めることは、企業全体の底上げにつながります。

本社や首都圏支社への研修・教育が集中し、地方拠点への教育推進がままならないという課題はないでしょうか？研修管理システムなら全国どこでも均一の研修・教育を実施できるため、あらゆる社員を即戦力として教育する基盤が整います。

学習や仕事のモチベーションアップ

「本社や首都圏支社の社員と同じ研修・教育が受けられる」となれば、地方拠点やグループ会社の社員も学習や仕事に対してモチベーションがアップします。逆に本社や首都圏支社の社員には刺激になり、「うかうかしていられない」と競争意識を芽生えさせることができるでしょう。

質の良い研修・教育は学習へのモチベーションをアップさせるだけでなく、毎日の仕事へのモチベーションもアップできます。ひいては企業全体の底上げにつながり、営業成績や顧客満足度向上といった形で効果が表れます。

人事担当者の業務負担を軽減して生産性アップ

昨今のビジネスを勝ち抜くには、戦略的人事による社員育成などが欠かせません。しかし、多くの人事担当者は従来の業務で手一杯であり、戦略的人事を展開する余力がありません。

そこで研修管理システムを使い、研修・教育だけでなく社員情報管理や人事評価なども効率化し、生産性をアップさせられます。生産性がアップした分は戦略的人事にリソースを割き、先を見据えた人材配置が行えるでしょう。

研修管理システムのメリットは、人事担当者に限らず企業全体に及ぶのが大きな特徴です。したがって導入時も「研修管理システムを使って企業にどんな良い影響をもたらせるか？」と考えながら、導入や運用計画を進めていきましょう。

研修管理システムで解決できる問題

戦略的人事の実施など、現代ビジネスの人事担当者には大きな期待が寄せられています。しかしさまざまな問題により、そうした期待に沿えない状況にある企業も少なくありません。ここでは、研究管理システムを導入することで解決できる問題について解説します。

コロナ禍における社員教育実施

コロナ禍により、集団研修など社員を集めての活動が難しい現状にあります。そうした中でも研修管理システムを導入している企業では、リモートでの社員教育実施によって従来通りの教育推進を維持しています。

eラーニングや研修管理といった機能、これにWEB会議システムなど遠隔コミュニケーションが可能なシステムを組み合わせれば、コロナ禍においても質の高い教育推進が可能です。

オンライン教育基盤の整備

eラーニングや研修管理といった機能はまさにオンライン教育基盤です。最近では、地方移住したい社員の希望に応えるために、地方に営業拠点やワーキングスペースを設置する企業が増えています。

遠隔ビジネスが加速する中で、今後はオンライン教育基盤を整えられるかどうかが競合優位性につながるでしょう。さらにオンライン教育基盤があると、求職者からの評価も高く優秀な人材が集まりやすくなる可能性があります。

社員ごとのスキル・経験把握

人材の適材適所をかなえるには、社員ごとのスキル・経験を細かく把握しなければいけません。しかし、エクセルなどOffice製品を使ったデータベースは柔軟性・拡張性・更新性が低く、必要な情報を揃えるだけで一苦労です。

研修管理システムならスキル・経験も含めた社員情報を一元管理でき、必要なときに必要な情報を素早く引き出せます。

個別フォローによるスキルアップ

研修管理システムでは社員個人の教育推進具合を把握できるため、個別フォローも可能です。たとえば「Aさんは◯◯スキルが不足しているので、△△の講座動画を中心に学習を進めてください」など明確なアドバイスを下せます。

資格取得を義務化している企業では社内テストの結果をシステム上で分析し、社員が集中的に学習すべき科目・単位を明らかにできます。

キャリアプランの管理

人事担当者が社員個人のキャリアプランを管理してくれていると、社員が安心して仕事に取り組め、目標に向けて最大のパフォーマンスを発揮できます。

各社員と面談をしてキャリアプランを聞き出し、システム上で管理すれば都度社員に必要な情報や学習教材を提供でき、企業全体の底上げにつながるでしょう。

このようにさまざまな問題を解決できるからこそ、研修管理システムは多くの企業に求められているシステムなのです。

研修管理システム導入に関する課題

研修管理システムを導入するにあたり、いくつか課題があります。これらの課題を無視した導入はメリットを半減させるだけでなく、企業全体に混乱を招く可能性もあるので代表的な3つの課題を押さえておきましょう。

セキュリティ強化で情報漏洩対策

研修管理システムでは企業全体の社員情報を細かく管理するため、情報漏洩を警戒しなければいけません。氏名や住所、マイナンバーといった個人情報が漏洩すれば社員に実害が発生する可能性もあります。

また、セキュリティ問題を起こした企業として社会的信用も失うため、研修管理システムの導入では同時にセキュリティ強化による情報漏洩対策も必要です。

人事評価制度の見直し

研修管理システムを導入しても人事評価制度が従来のままでは、社員のフラストレーションが溜まってしまいます。せっかくシステムを導入するのですから機能を最大限活用し、多角的な人事評価が可能になるよう制度を見直しましょう。

システム利用の啓蒙活動

研修管理システムを導入しても企業全体で利用されなければ効果は半減します。したがって、システム導入初期では社員の利用を促すための啓蒙活動が必要です。たとえば部署ごとに社員を数名選出し、アンバサダーのような役割を与えましょう。

アンバサダーを通じて部署ごとの浸透を図りながら、人事担当者から企業全体に向けた啓蒙活動も積極的に行ってください。

以上はシンプルな課題ではありますが、研修管理システム導入では無視できないポイントです。これらの課題をクリアできるような導入プロジェクト、運用計画を目指しましょう。

研修管理システムを導入するには？

企業が研修管理システムを導入する方法は、主に3つあります。「ゼロからシステムを開発する方法」、「既製のシステムを購入する方法」、そして「ローコード開発プラットフォームを活用する方法」です。それぞれの特徴を解説していきます。

ゼロからシステムを開発する

文字通り、プログラミングを用いて何もないところから研修管理システムを構築する方法です。ゼロからとは言ってもシステムのフレームワークやライブラリを活用すれば、効率よく開発を進められます。

ただし、研修管理システムのような大規模なシステムとなると、プロジェクト開始から本格運用まで1年以上かかると考えておきましょう。そこに費やす労力・コストも膨大なので、あまりおすすめできる方法ではありません。

既製のシステムを購入する

研修管理システムという名目で販売されている、既製のシステムを購入して自社サーバーなどで運用する方法です。システム開発不要なので本格運用までのリードタイムを大幅に短縮でき、なおかつゼロからシステムを開発するよりも安価です。

システムをクラウドサーバーにホスティングすれば、社外からのアクセスにも対応できます。ライセンス数やサーバーの使用時間などに応じたランニングコストが発生するので、年間の運用費用を予め試算しておきましょう。

ローコード開発プラットフォームを活用する

プログラミングの知識・技術がない人でも、業務アプリを独自に作り出せるのがローコード開発プラットフォームです。プラットフォームに備わっている機能の範囲内で自由に業務アプリを開発できるの、統合的な研修管理システムの開発もできます。

研修管理システムに限らず顧客管理システムや営業支援システムなど、さまざまな業務アプリを独自開発できるので、企業全体で拡張性・柔軟性の高いシステムを必要としている企業におすすめです。

特徴別に見る最適な研修管理システム導入

研修管理システムの導入方法を知ったものの、自社にマッチした導入方法がわからない方は多いでしょう。そこで、特徴別に最適な研修管理システムの導入について解説します。

社員数10名以上の成長期にある中小企業

社員数10名以上、設立1〜3年程度の成長期にある企業は、これから組織・事業の拡大に合わせて「変化への順応」が強く求められます。とりわけ社員数が多くなるにつれ教育やガバメントの問題が生じるため、ローコード開発プラットフォームによる研修管理システムの導入をおすすめします。

現時点で研修管理システムの必要性を感じていなくても、ローコード開発プラットフォームがあれば必要と感じたときに素早く業務アプリを開発できるのが魅力です。

社員数10～50名の成熟期にある中小企業

社員数10〜50名、設立から10年以上の成熟期にある中小企業では高い拡張性よりも、安価で安定したシステムを求めることでしょう。そのため既製の研修管理システム導入をおすすめします。

システムに合わせてちょっとした業務改革が必要ですが、最も低コストかつ素早く導入できる方法なので自社にフィットする研修管理システムを見つけられるかどうかが鍵になります。

社員数100名以上の中小・中堅企業

社員数100名以上の中小・中堅企業は、組織・事業規模が比較的大きいことから部門最適化されたシステムが散見されます。各システムの連携を行いながら研修管理システムの導入が必要なので、ローコード開発プラットフォームをおすすめします。

中小・中堅企業ではIT人材が不足しているケースも多いでしょう。ローコード開発プラットフォームなら部門主体で業務アプリを開発できるので、IT人材の負担軽減にも貢献します。

社員数300名以上の大企業

社員数300名以上の大企業では、システム連携を図ろうにも業務が部門最適化されてしまい、横断的なシステム構築が難しいという課題があります。IT人材も潤沢なのでゼロからシステムを構築することも可能ですが、ローコード開発プラットフォームならそれよりも低コストかつスムーズに横断的なシステム構築が可能です。

研修管理システム導入で最も大切なこと

最後に、研修管理システムを導入するにあたり最も大切なことをお伝えします。それは、「システム導入そのものではなく、システムを活用して組織をどう変えていくか？」という部分を意識を向けることです。

研修管理システムにはさまざまな機能が備わっており、それにより多くのメリットを享受でき、企業が抱えている問題を解決できます。しかし、研修管理システムはあくまでも「ツール」に過ぎません。大切なのは「システムを使って何をするか」の部分であり、導入しても業務プロセスや社員の意識改革を進めなければ、導入効果は半減してしまいます。

研修管理システムを導入する際は「これがあれば研修業務が効率化される」と喜ぶだけでなく、「システム導入によってどのような変化を起こせるのか？」と具体的なイメージをしながら、導入後の業務改革・意識改革を計画していきましょう。

こうした導入方法が、昨今話題になっているDX（デジタルトランスフォーメーション）推進へとつながっていきます。

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まとめ

いかがでしょうか？今回は研修管理システムの基本知識や、人事担当者・経営者が知っておきたい情報を解説しました。研修管理システムがあれば研修業務だけでなく、人事のさまざまな負担を軽減したり、社員のモチベーションアップにもつながります。

ただし、企業として必要とされているのは研修管理システムだけではない可能性もあるので、企業全体のビジネス課題を俯瞰しながら、拡張性・柔軟性の高いローコード開発プラットフォームによる導入もご検討ください。